CÁCH XÁC ĐỊNH MÃ HS CODE KHI NHẬP HÀNG TRUNG QUỐC

Nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, nhiều chủ shop chỉ quan tâm 2 câu: “Thuế bao nhiêu?” và “Hàng bao lâu về tới kho?” mà quên mất một thứ quyết định tất cả: mã HS Code. Chỉ cần sai 8 con số đó, bạn có thể phải chịu thuế cao hơn, bị chuyển luồng kiểm hóa, bị ấn định thuế, thậm chí bị “gõ cửa” sau thông quan. Đau nhất không phải là thêm vài triệu tiền thuế, mà là kế hoạch kinh doanh bị phá sản: vốn bị chôn, hàng kẹt ở cảng, khách hối, dòng tiền tắc.

Tin vui là HS Code không phải “bùa chú” chỉ dân hải quan mới hiểu. Nếu nắm được cấu trúc mã HS, hiểu 6 quy tắc phân loại (GRI) và biết cách mô tả đúng bản chất hàng hóa, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát cuộc chơi, thay vì phó mặc. Bài viết này, cùng Hoa Nam Logistics, sẽ giúp bạn đi từng bước: hiểu – phân loại – kiểm tra – tối ưu mã HS khi nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam.

Xem thêm: Thủ tục hải quan nhập hàng chính ngạch Trung Quốc từ A-Z

1. HS Code là gì và vì sao quan trọng khi nhập hàng Trung Quốc?

1.1. HS Code là gì?

HS Code (Harmonized System) là hệ thống mã số phân loại hàng hóa dùng chung toàn cầu do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) ban hành. Mỗi loại hàng hóa sẽ được gán một mã HS tương ứng, và tất cả các quốc gia sử dụng mã đó làm “nền tảng” cho:

- Thuế xuất nhập khẩu.

- Chính sách quản lý hàng hóa.

- Thống kê thương mại.

Điểm cần nhớ:

- Mã HS không chỉ áp cho hàng “sờ được”.

- Ngay cả hàng “vô hình” nhưng được chứa trong vật thể (ví dụ: dữ liệu trong ổ cứng, phim lưu trên USB…) thì vẫn áp mã theo “vật chứa” (ổ cứng, USB, đĩa…).

1.2. HS Code quyết định những gì?

Khi nhập hàng Trung Quốc, một mã HS đúng sẽ quyết định:

- Thuế nhập khẩu bạn phải nộp.

- Thuế VAT tương ứng.

- Hàng có thuộc diện:

Phải xin giấy phép nhập khẩu hay không.

Phải kiểm dịch/kiểm định chất lượng/an toàn thực phẩm hay không.

Có được hưởng ưu đãi thuế từ các hiệp định thương mại (FTA) nếu có C/O phù hợp (ví dụ: C/O form E với hàng Trung Quốc).

Nói dễ hiểu thì HS Code chính là “điểm xuất phát”. Nếu điểm xuất phát sai, mọi thứ phía sau – thuế, kiểm tra, giấy phép – đều sai theo.

2. Cấu trúc mã HS khi nhập hàng Trung Quốc vào Việt Nam

2.1. Cách tổ chức hệ thống HS

Hệ thống HS được tổ chức theo phần – chương – nhóm – phân nhóm:

- Phần: Nhóm ngành hàng lớn (ví dụ: động vật, sản phẩm thực phẩm, hóa chất, máy móc…).

- Chương (2 số đầu): Mỗi chương đại diện cho một loại hàng rộng (ví dụ: chương 64 – Giày dép; chương 95 – Đồ chơi…).

- Nhóm (4 số): Chi tiết hơn trong chương.

- Phân nhóm (6 số): Dùng chung trên phạm vi quốc tế.

- Phân nhóm phụ (8 số): Mỗi quốc gia bổ sung để chi tiết hóa theo chính sách thuế, quản lý riêng.

Việt Nam hiện đang áp dụng mã HS 8 số trong biểu thuế xuất nhập khẩu.

2.2. Ví dụ minh họa

Giả sử bạn đang phân loại măng cụt:

08 → Chương 08: Quả và quả hạch ăn được.

0804 → Nhóm: Quả chà là, sung, vả, dứa, bơ, ổi, xoài, măng cụt.

0804.50 → Phân nhóm: Ổi, xoài, măng cụt.

0804.50.30 → Phân nhóm phụ: Măng cụt.

Cũng tương tự như vậy với giày dép, đồ chơi, máy móc, linh kiện, quần áo…

Việc của bạn (và Hoa Nam Logistics) là: tìm đúng “đường đi” trong hệ thống này, dựa trên bản chất thật sự của hàng hóa.

3. 6 quy tắc phân loại HS Code (GRI) 

Đây là phần mà đa số doanh nghiệp không biết, nhưng hải quan thì luôn dùng mỗi ngày. 6 quy tắc GRI (General Rules for Interpretation) là chuẩn quốc tế để phân loại hàng hóa.

3.1. Quy tắc 1 – Chú giải chương là phần quan trọng nhất

Tên Phần/Chương chỉ mang tính định hướng, không có giá trị pháp lý trong phân loại. Mã HS được quyết định dựa trên chú giải phần, chú giải chương, chú giải nhóm/phân nhóm. Mô tả trong cột “Tên hàng” chỉ là gợi ý, không phải “luật”.

Vì vậy:

Đừng chỉ search “tên hàng + HS” rồi chọn bừa.

Hãy luôn đọc chú giải chương, chú giải nhóm – đây mới là “gốc” mà hải quan dựa vào.

Thực tế, nếu nắm chắc Quy tắc 1, bạn đã đi được 70% chặng đường phân loại đúng HS.

3.2. Quy tắc 2 – Hàng chưa hoàn thiện & hàng là hỗn hợp

Quy tắc 2 có 2 phần:

2a – Hàng chưa hoàn thiện nhưng đã mang tính chất của hàng hoàn chỉnh

Nếu sản phẩm chưa lắp đầy đủ hoặc đang ở dạng “phôi”, nhưng Kết cấu, Chức năng, Mục đích sử dụng đã giống hệt hàng hoàn chỉnh → áp mã như hàng hoàn chỉnh.

Ví dụ:

Xe đạp thiếu bánh → vẫn là xe đạp → mã như xe đạp hoàn chỉnh.

Tủ gỗ tháo rời (flat-pack) để dễ vận chuyển → vẫn áp mã như tủ.

Phôi chìa khóa chỉ dùng để mài thành chìa → áp mã như chìa khóa hoàn chỉnh.

2b – Sản phẩm là hỗn hợp

Khi sản phẩm là sự kết hợp nhiều thành phần: Nếu các thành phần thuộc cùng một nhóm, cứ phân loại trong nhóm đó. Nếu khác nhóm, chọn theo thành phần chính (yếu tố chủ đạo).

Ví dụ:

Cà phê hòa tan: cà phê + sữa + đường → yếu tố chính là cà phê → phân vào nhóm cà phê.

3.3. Quy tắc 3 – Khi hàng có thể nằm ở nhiều nhóm khác nhau

Dùng Quy tắc 3 khi Quy tắc 1 và 2 chưa đưa ra mã rõ ràng.

3a – Nhóm mô tả cụ thể nhất được ưu tiên

Ví dụ:

Máy cạo râu chạy điện:

8510 – Máy cạo râu chạy điện (rất cụ thể).

8509 – Thiết bị điện gia dụng khác.

8467 – Dụng cụ cầm tay có động cơ.

→ Chọn 8510 vì mô tả chi tiết nhất.

3b – Bộ hàng hóa: chọn theo sản phẩm có đặc tính chính

Ví dụ:

Bộ chăm sóc tóc gồm:

Kẹp điện uốn tóc (sản phẩm chính).

Lược.

Ghim tóc.

→ Phân loại theo kẹp điện uốn tóc (vì đây là phần cốt lõi tạo nên công dụng của cả bộ).

3c – Vẫn không phân định được → chọn nhóm có thứ tự sau cùng

Ví dụ:

Bộ dụng cụ sửa chữa gồm: tô vít – kìm – cờ lê; cả 3 thành phần đều quan trọng như nhau, không cái nào “chủ đạo”.

→ Chọn nhóm của cờ lê nếu nhóm này có thứ tự đứng sau cùng trong biểu thuế.

3.4. Quy tắc 4 – Chọn mặt hàng giống nhất

Dùng khi: Không có mô tả rõ ràng trong biểu; Không thuộc các trường hợp của Quy tắc 2 & 3.

Nguyên tắc:

So sánh sản phẩm với các mặt hàng đã được phân loại, chọn cái giống nhất về: Tính chất, Công dụng, Hình dạng, Cách sử dụng.

Ví dụ:

Men dạng viên dùng như thuốc điều trị hoặc hỗ trợ sức khỏe, đáp ứng tiêu chí thuốc → có thể phân vào nhóm thuốc (chương 30) chứ không phải thực phẩm thông thường.

3.5. Quy tắc 5 – Hộp đựng, bao bì

5a – Bao bì đi kèm lâu dài với sản phẩm

Nếu hộp/bao đựng: Được thiết kế riêng cho sản phẩm và thường đi cùng sản phẩm lâu dài→ Thường phân cùng mã với hàng.

Ví dụ: hộp nhựa đựng khoan chuyên dụng, hộp đàn chuyên cho một loại đàn.

Ngoại lệ: nếu hộp có giá trị độc lập, vượt trội, có thể phân mã riêng.

5b – Bao bì thông thường

Thùng carton, hộp giấy, túi nylon… nhập cùng sản phẩm → phân chung mã với sản phẩm.

Ngoại lệ: bao bì kim loại có thể tái sử dụng nhiều lần (bình gas thép…) → có thể phải phân mã riêng.

3.6. Quy tắc 6 – So sánh đúng “tầng” khi chốt mã 8 số

Đây là bước “chốt hạ”:

So sánh nhóm với nhóm, phân nhóm với phân nhóm, phân nhóm phụ với phân nhóm phụ.

Luôn đọc kỹ chú giải phân nhóm trước khi chốt mã 8 số Việt Nam.

Hiểu đơn giản:

Đừng nhảy cóc – đã xuống đến cấp phân nhóm phụ thì phải so sánh trong cùng cấp đó, không lẫn lộn với cấp trên.

4. Quy trình 5 bước để tự soi mã HS trước khi gửi cho Hoa Nam Logistics

Bạn không nhất thiết phải “tự khai” hết, nhưng nếu làm được 5 bước sau, bạn đã chủ động hơn 80% doanh nghiệp khác:

Bước 1: Mô tả TRUNG THỰC & CHI TIẾT hàng hóa

- Chất liệu là gì?

- Kích thước, cấu tạo chính?

- Công dụng chính (sử dụng như thế nào, cho đối tượng nào)?

- Có catalogue, hình ảnh, link sản phẩm là cực kỳ hữu ích.

Bước 2: Xác định chương dự kiến

Dựa trên công dụng/nhóm hàng, thử xác định chương:

- Quần áo → chương 61, 62.

- Giày dép → chương 64.

- Đồ chơi → chương 95.

- Máy móc điện → chương 84, 85…

Bước 3: Đọc chú giải chương & nhóm

- Không chỉ nhìn tên dòng mô tả.

- Mở chú giải chương, chú giải nhóm xem hàng của bạn có bị loại trừ hoặc được mô tả rõ ở mục nào.

Bước 4: Áp dụng 6 quy tắc GRI nếu có nhiều khả năng

- Hàng tháo rời → nhớ Quy tắc 2a.

- Hàng là bộ → nhớ Quy tắc 3b.

- Hàng hỗn hợp → nhớ Quy tắc 2b.

- Vẫn phân vân → nghĩ đến Quy tắc 4 & 3c.

Bước 5: Gửi HS dự kiến + mô tả cho Hoa Nam Logistics kiểm tra

Đội ngũ Hoa Nam sẽ:

- Soát lại tính phù hợp của mã.

- Tư vấn thuế phát sinh theo mã đó.

- Kiểm tra xem có cần giấy phép/kiểm tra chuyên ngành không.

- Tối ưu khả năng đi chính ngạch, thông quan êm, thuế đúng luật.

Bạn rất nên để Hoa Nam Logistics cùng vào cuộc nếu:

- Hàng lần đầu nhập, không có tiền lệ.

- Hàng thuộc nhóm nhạy cảm (mỹ phẩm, thực phẩm, đồ chơi trẻ em, thiết bị y tế, hóa chất, điện tử…).

- Lô hàng giá trị lớn, nếu sai mã → truy thu thuế sẽ rất đau.

Bạn từng bị ấn định thuế, bị kiểm tra sau thông quan hay từng bị phạt do áp sai mã. Hoa Nam sẽ hỗ trợ bạn:

- Tra và đề xuất mã HS dựa trên mô tả, hình ảnh, catalogue, mẫu hàng.

- Tư vấn thuế nhập khẩu, VAT, ưu đãi từ C/O Form E nếu có thể áp dụng.

- Kiểm tra xem hàng có thuộc diện kiểm định, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng không.

- Kết hợp luôn với dịch vụ vận chuyển chính ngạch, khai báo hải quan trọn gói, giảm tối đa rủi ro trong quá trình thông quan.
 

Nếu coi mã HS chỉ là “một ô phải điền cho xong” trên tờ khai, bạn sẽ mãi chơi ở thế bị động: hải quan nói sai là sai, bảo truy thu là phải nộp, kiểm hóa là… đành chịu. Nhưng khi hiểu HS Code là nền móng pháp lý cho mỗi lô hàng – quyết định thuế, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành – bạn sẽ nhìn nhập khẩu chính ngạch theo một góc rất khác: đây không phải rào cản, mà là hàng rào bảo vệ doanh nghiệp.

Trong bối cảnh hải quan ngày càng siết chặt, tiểu ngạch dần hết đất sống, những doanh nghiệp biết phân loại đúng HS, làm chuẩn hồ sơ và đi cùng một đơn vị như Hoa Nam Logistics sẽ có lợi thế rõ rệt: hàng thông quan êm, thuế minh bạch, hồ sơ sạch để scale lớn. Nếu bạn không muốn mỗi lô hàng là một canh bạc, hãy bắt đầu từ việc làm đúng mã HS hôm nay, và để Hoa Nam đồng hành từ khâu tư vấn đến thông quan trọn gói.