Chứng Nhận Hợp Quy Là Gì? Quy Trình, Đối Tượng & Những Điều Doanh Nghiệp Nhập Khẩu Bắt Buộc Phải Biết

Trong bối cảnh thị trường Việt Nam ngày càng siết chặt quản lý chất lượng hàng hóa, chứng nhận hợp quy không còn là một thủ tục “nên có”, mà đã trở thành điều kiện pháp lý bắt buộc đối với nhiều nhóm sản phẩm trước khi được phép nhập khẩu, lưu thông và phân phối trên thị trường. Thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu tìm hiểu về hợp quy khi hàng đã về đến cửa khẩu, hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, thậm chí lô hàng bị giữ lại để kiểm tra chất lượng. Khi đó, chi phí lưu kho - lưu bãi tăng cao, tiến độ kinh doanh bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Vậy chứng nhận hợp quy là gì, áp dụng cho những đối tượng nào, quy trình thực hiện ra sao đối với hàng sản xuất trong nước và hàng nhập khẩu, đặc biệt là hàng nhập từ Trung Quốc? Bài viết dưới đây của Vận chuyển Trung Việt sẽ giúp bạn hiểu đúng, hiểu đủ và chủ động hơn trong hoạt động nhập khẩu chính ngạch.

1. Chứng nhận hợp quy là gì?

1.1 Khái niệm chứng nhận hợp quy

Chứng nhận hợp quy là quá trình đánh giá và xác nhận rằng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quy trình hoặc môi trường đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. Hiểu một cách đơn giản: Hợp quy là “giấy phép bắt buộc” để hàng hóa được phép lưu thông hợp pháp tại Việt Nam.

Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia quy định rõ:

• Các chỉ tiêu an toàn
• Giới hạn kỹ thuật
• Điều kiện sử dụng
• Mức độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người và môi trường

Dựa trên các quy chuẩn này, tổ chức chứng nhận được chỉ định sẽ tiến hành:

• Thử nghiệm mẫu sản phẩm
• Đánh giá quy trình sản xuất
• Kiểm tra lô hàng nhập khẩu
• Hoặc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

Chỉ khi đạt yêu cầu hợp quy, hàng hóa mới đủ điều kiện thông quan, lưu hành và phân phối hợp pháp trên thị trường Việt Nam

Xem thêm: CO LÀ GÌ TRONG XUẤT NHẬP KHẨU?

1.2 Phân biệt chứng nhận hợp quy và hợp chuẩn

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn:

• Chứng nhận hợp chuẩn
  • Dựa trên tiêu chuẩn (TCVN, ISO…)
  • Mang tính tự nguyện
  • Do doanh nghiệp lựa chọn để nâng cao chất lượng và uy tín
• Chứng nhận hợp quy
  • Dựa trên quy chuẩn kỹ thuật (QCVN)
  • Bắt buộc theo pháp luật
  • Không có hợp quy → không được phép lưu thông

Có thể hiểu ngắn gọn: Hợp chuẩn giúp sản phẩm “tốt hơn” còn hợp quy quyết định sản phẩm “có được bán hay không”

1.3 Đối tượng áp dụng chứng nhận hợp quy

Chứng nhận hợp quy áp dụng cho các đối tượng có ảnh hưởng trực tiếp đến:

• An toàn con người
• Sức khỏe cộng đồng
• Môi trường
• An ninh - trật tự xã hội

Bao gồm:

• Sản phẩm, hàng hóa
• Dịch vụ
• Quy trình sản xuất
• Môi trường hoạt động

Đặc biệt, hàng hóa nhập khẩu thuộc danh mục quản lý chuyên ngành bắt buộc phải thực hiện chứng nhận hợp quy trước hoặc trong quá trình thông quan.

1.4 Mục đích của chứng nhận hợp quy

Việc chứng nhận hợp quy nhằm:

• Kiểm soát chất lượng hàng hóa lưu thông
• Ngăn chặn hàng kém chất lượng, hàng gây mất an toàn
• Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng
• Bảo vệ môi trường
• Đảm bảo trật tự quản lý nhà nước

Tên tiếng Anh:

• Certificate of Conformity (Chứng nhận hợp quy)
• Certificate of Standards (Chứng nhận hợp chuẩn)

1.5 Ký hiệu quy chuẩn kỹ thuật

• QCVN: Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia
• QCĐP: Quy chuẩn kỹ thuật địa phương

1.6 Cơ sở pháp lý

Hoạt động chứng nhận hợp quy được quy định bởi:

• Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11
• Thông tư 28/2012/TT-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ

Xem thêm: Hàng OEM là gì? 6 điều cần biết khi nhập OEM Trung Quốc

2. Quy trình chứng nhận hợp quy

Quy trình thực hiện khác nhau giữa hàng sản xuất trong nước và hàng nhập khẩu.

2.1 Quy trình chứng nhận hợp quy đối với hàng sản xuất trong nước

Theo Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, hàng hóa sản xuất trong nước thường áp dụng phương thức 5.

Quy trình gồm:

1. Doanh nghiệp đăng ký chứng nhận hợp quy tại tổ chức được chỉ định
2. Ký hợp đồng dịch vụ và thống nhất chi phí
3. Xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng tại cơ sở sản xuất: Trường hợp đã có ISO 9001 có thể được miễn bước này
4. Tổ chức chứng nhận đánh giá thực tế tại nhà máy
5. Lấy mẫu sản phẩm thử nghiệm theo quy chuẩn kỹ thuật
6. Thẩm định hồ sơ đánh giá
7. Cấp Giấy chứng nhận hợp quy
8. Doanh nghiệp thực hiện công bố hợp quy tại cơ quan quản lý nhà nước

Chỉ sau khi hoàn tất công bố hợp quy, sản phẩm mới được phép lưu thông.

2.2 Quy trình chứng nhận hợp quy đối với hàng nhập khẩu

Đối với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp phải áp dụng phương thức 7 - chứng nhận theo từng lô hàng.

Quy trình gồm:

1. Đăng ký chứng nhận hợp quy cho lô hàng nhập khẩu
2. Đăng ký kiểm tra chất lượng khi làm thủ tục hải quan
3. Tổ chức chứng nhận lấy mẫu:
   • Tại cảng
   • Hoặc tại kho lưu hàng
4. Thử nghiệm mẫu theo QCVN
5. Đạt yêu cầu → cấp Giấy chứng nhận hợp quy cho lô hàng

Lưu ý: mỗi lô hàng nhập khẩu sẽ phải thực hiện chứng nhận riêng, trừ trường hợp doanh nghiệp được đánh giá tại nguồn.

3. Các phương thức đánh giá chứng nhận hợp quy

Theo Thông tư 28/2012/TT-BKHCN, có 8 phương thức đánh giá sự phù hợp, trong đó phổ biến nhất là:

• Phương thức 5
  Áp dụng cho hàng sản xuất trong nước, kết hợp đánh giá quy trình và giám sát định kỳ.
• Phương thức 7
  Áp dụng cho hàng nhập khẩu, chứng nhận theo từng lô hàng.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, số lượng lớn, có thể thực hiện đánh giá tại nguồn (tại nhà máy nước ngoài) để rút ngắn thời gian và giảm chi phí cho các lô hàng sau.

4. Những nhóm hàng bắt buộc phải chứng nhận hợp quy

Theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP, các sản phẩm thuộc Nhóm 2 bắt buộc phải chứng nhận và công bố hợp quy.

Nhóm này bao gồm các hàng hóa có nguy cơ:

• Gây mất an toàn
• Ảnh hưởng sức khỏe
• Gây hại môi trường

Ví dụ:

• Thiết bị điện - điện tử
• Máy móc, thiết bị công nghiệp
• Vật liệu xây dựng
• Thực phẩm, hóa chất
• Thiết bị viễn thông
• Phương tiện giao thông

Danh mục cụ thể do từng Bộ quản lý chuyên ngành ban hành như: Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Thông tin & Truyền thông, Bộ Nông nghiệp, Bộ Công an…

5. Lợi ích khi doanh nghiệp có chứng nhận hợp quy

Chứng nhận hợp quy không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thực tế:

• Được phép sử dụng dấu CR (hợp quy) trên sản phẩm
• Đủ điều kiện lưu thông hợp pháp trên thị trường
• Giảm rủi ro bị kiểm tra, xử phạt hành chính
• Tăng uy tín với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý
• Thuận lợi khi đấu thầu, phân phối, xuất khẩu
• Giảm chi phí do tránh hàng lỗi, hàng bị trả về
• Nâng cao năng lực cạnh tranh dài hạn

6. Trách nhiệm của tổ chức chứng nhận hợp quy

Tổ chức chứng nhận hợp quy có trách nhiệm:

• Công khai thông tin chứng nhận
• Duy trì giám sát chất lượng sản phẩm
• Quản lý việc sử dụng dấu CR
• Xử lý khi phát hiện sản phẩm không phù hợp
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng nhận
• Cung cấp tài liệu khi cơ quan quản lý yêu cầu

Kết luận

Chứng nhận hợp quy không phải là thủ tục hình thức, mà là nền tảng pháp lý bắt buộc để doanh nghiệp nhập khẩu, sản xuất và kinh doanh hàng hóa an toàn, bền vững tại Việt Nam.

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu hàng Trung Quốc, việc hiểu rõ:

• hàng nào phải hợp quy
• hợp quy theo phương thức nào
• làm trước hay trong quá trình thông quan

sẽ giúp tránh tắc hàng - tránh phát sinh chi phí - tránh rủi ro pháp lý.

Nếu bạn đang chuẩn bị nhập hàng hoặc chưa chắc sản phẩm của mình có thuộc diện hợp quy hay không, Vận chuyển Trung Việt sẵn sàng tư vấn và đồng hành từ khâu kiểm tra hồ sơ, làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch đến hỗ trợ chứng nhận hợp quy, giúp bạn nhập an toàn - bán hợp pháp - phát triển bền vững.