HỒ SƠ THỦ TỤC NHẬP KHẨU CHÍNH NGẠCH HÀNG TRUNG QUỐC

I. Nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc là gì?

Nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc là hình thức nhập hàng thông qua hợp đồng thương mại hợp pháp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, khai báo hải quan theo quy định Việt Nam, thực hiện qua cửa khẩu chính thức bằng đường bộ, đường biển, đường sắt… 

Đi theo đường này, doanh nghiệp được:

- Bảo vệ về pháp lý: hàng và giao dịch được pháp luật thừa nhận, có cơ sở khi tranh chấp. 

- Đưa chi phí hàng nhập vào giá vốn hợp lệ, khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu đủ điều kiện). 

- Hạn chế rủi ro bị coi là buôn lậu, trốn thuế, bị thu giữ hàng như một số dạng tiểu ngạch “hên xui”. 

Và “chiếc vé” để đi qua con đường chính ngạch đó chính là hồ sơ chuẩn. Làm đúng hồ sơ, hàng đi hợp pháp – thuế tính đúng – kiểm tra sau thông quan không còn là nỗi ám ảnh.

II. Tổng quan bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc

Tùy loại hàng, điều kiện giao hàng và cách thanh toán, bộ hồ sơ có thể khác nhau chút ít. Nhưng về cơ bản, sẽ luôn có hai nhóm:

Nhóm 1 – Bộ chứng từ từ phía người bán Trung Quốc

Nhóm 2 – Hồ sơ doanh nghiệp Việt Nam phải chuẩn bị để làm hải quan 

Cộng thêm một lớp nữa là các giấy tờ chuyên ngành, giấy phép, kết quả kiểm tra chất lượng… nếu mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt (thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, một số loại linh kiện…).

Hãy coi bộ hồ sơ như một “bộ puzzle”: Thiếu mảnh nào thì hải quan bắt bổ sung, kéo dài thời gian thông quan. Mảnh không khớp (invoice một kiểu, packing list một kiểu) → dễ bị soi kỹ, phân luồng vàng/đỏ, thậm chí kiểm tra sau thông quan.

III. Bộ chứng từ bắt buộc từ phía nhà bán Trung Quốc

Đây là những giấy tờ bạn cần yêu cầu và kiểm tra ngay từ khi lên đơn, trước khi hàng lên xe container về Việt Nam:

1. Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại:

Ghi rõ người bán – người mua, mô tả hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng (FOB/CIF/EXW…), điều kiện thanh toán. 

Là căn cứ chính để tính trị giá tính thuế, vì vậy mọi con số phải thống nhất với hợp đồng và các chứng từ khác.

2. Packing List – Phiếu đóng gói

Thể hiện cách đóng hàng, số kiện, trọng lượng từng kiện, kích thước, tổng số lượng. Hỗ trợ hải quan và đơn vị vận chuyển kiểm đếm, đối chiếu khi kiểm tra thực tế container.

3. Contract – Hợp đồng mua bán

Khung pháp lý cho toàn bộ giao dịch: sản phẩm gì, giá thế nào, giao ở đâu, rủi ro chuyển giao lúc nào, thanh toán ra sao. Là “bùa hộ mệnh” khi có tranh chấp với nhà cung cấp hoặc cần giải trình với hải quan (về trị giá, điều kiện giao hàng…).

4. Vận đơn – Bill of Lading / chứng từ vận tải

- Nếu đi đường biển: Bill of Lading (B/L).

- Nếu đi đường bộ/đường sắt: chứng từ vận tải tương ứng. 

Thể hiện: ai là shipper, ai là consignee, cảng đi – cảng đến, số lượng, trọng lượng,.... Vận đơn vừa là bằng chứng đã giao hàng cho hãng vận tải, vừa dùng để làm thủ tục nhận hàng tại cảng/kho.

Xem thêm: Thời gian vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam mất bao lâu?

5. C/O Form E – Giấy chứng nhận xuất xứ

Nếu hàng đáp ứng quy tắc xuất xứ, C/O Form E giúp bạn hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu theo ACFTA (thường giảm hoặc 0% thuế NK). C/O phải đúng mẫu, có dấu đỏ, không tẩy xóa; sai là… coi như không được ưu đãi.

6. Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng có điều kiện)

Một số nhóm hàng bị quản lý xuất khẩu bên phía Trung Quốc phải có giấy phép riêng; hãy hỏi nhà cung cấp hoặc đơn vị logistics để biết trước.

IV. Hồ sơ doanh nghiệp Việt Nam phải chuẩn bị

Sau khi đã “gom đủ” chứng từ từ phía nhà cung cấp, đến lượt bạn cần sắp xếp đúng “bộ giấy tờ phía Việt Nam”:

1. Tờ khai hải quan điện tử

Được lập và truyền qua hệ thống VNACCS/VCIS bằng phần mềm (ECUS, FPT…). Thông tin trên tờ khai phải bám sát: invoice, packing list, vận đơn, C/O và hợp đồng.

2. Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý)

Với hàng cần giấy phép Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp…, bạn phải xin trước hoặc song song để kịp nộp khi thông quan. 

3. Chứng từ kiểm tra chuyên ngành

Tùy loại hàng, có thể cần:

- Kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật

- Kiểm tra an toàn thực phẩm

- Kiểm tra chất lượng hàng hóa, chứng nhận hợp quy

- Kiểm tra thiết bị y tế, mỹ phẩm, hóa chất…

Các chứng từ này thường phải đăng ký kiểm tra trước hoặc ngay khi hàng về, nếu không sẽ kéo thời gian thông quan. 

4. Hợp đồng vận chuyển / hóa đơn dịch vụ logistics

Nếu bạn dùng forwarder hoặc công ty logistics, sẽ có: hợp đồng vận chuyển, hóa đơn cước, phụ phí… Những chi phí này cũng là cơ sở để hạch toán sau này.

Nếu bạn chưa biết cách để lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, tham khảo ngay: Cách chọn đơn vị vận chuyển chính ngạch Trung Việt uy tín

5. Chữ ký số và tài khoản khai hải quan

Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số & tài khoản trên hệ thống hải quan, hoặc ủy quyền cho đại lý hải quan/đơn vị logistics làm thay. 

V. Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

Một số vấn đề mà các doanh nghiệp rất thường gặp khi nhập hàng chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam:

- C/O Form E phải chuẩn: đúng form, đúng dấu, không sửa tay, nếu không, hải quan có thể bác ưu đãi thuế, bạn mất luôn quyền hưởng thuế suất thấp. 

- Invoice – Contract – Packing List phải khớp thông tin: tên hàng, điều kiện giao hàng, đơn giá, tổng trị giá… Lệch là bị hỏi. 

Với các mặt hàng “nhạy” như: thực phẩm, mỹ phẩm, y tế, linh kiện điện tử…, hãy chuẩn bị sớm giấy kiểm tra chuyên ngành – tránh cảnh hàng về cảng rồi mới chạy loạn xin giấy. Một số cửa khẩu biên giới phía Bắc (Hữu Nghị, Tân Thanh…) thường kiểm tra gắt hơn, vừa về chất lượng chứng từ, vừa về thực tế hàng, bởi vậy hồ sơ càng phải ngọt, càng ít “sạn”. 

Nói ngắn gọn: Đừng đợi đến khi hàng sắp cập cảng mới lôi hồ sơ ra kiểm – hãy làm ngược lại: soạn hồ sơ trước, hàng đi sau.

VI. Tóm tắt quy trình khai báo hải quan hàng nhập Trung Quốc 

Sau khi bạn có đủ chứng từ, quy trình thực tế sẽ thường đi qua 6 bước:

Bước 1 – Thu thập và rà soát bộ hồ sơ

Gom toàn bộ chứng từ từ phía Trung và phía Việt. Rà lại xem: tên hàng, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng… trùng khớp giữa hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O… 

Bước 2 – Lập và truyền tờ khai hải quan điện tử

Dùng phần mềm kết nối VNACCS để khai: mã HS, tên hàng, trị giá, điều kiện Incoterms, mã loại hình, cửa khẩu… Sau khi truyền, hệ thống sẽ phân luồng: xanh – vàng – đỏ. 

Bước 3 – Nộp hồ sơ giấy & thực hiện kiểm tra (nếu luồng vàng/đỏ)

Nộp bộ hồ sơ bản in: tờ khai, invoice, packing list, B/L, C/O, giấy phép… Nếu luồng đỏ: có thể phải mở container kiểm tra thực tế. 

Bước 4 – Nộp thuế và lệ phí

Thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), cùng các lệ phí khác. 

Bước 5 – Thông quan & lấy hàng

Khi thuế đã nộp và hồ sơ ok, tờ khai được thông quan → bạn có thể làm thủ tục kéo hàng khỏi cảng/kho. 

Bước 6 – Lưu hồ sơ & sẵn sàng cho kiểm tra sau thông quan

Quy định hiện nay yêu cầu doanh nghiệp lưu hồ sơ tối thiểu 5 năm. Hải quan có thể kiểm tra lại bất cứ lúc nào, đặc biệt với DN mới hoặc có rủi ro. 
 

Nhìn từ bên ngoài, hồ sơ thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc trông khá “ngợp”: nào hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O, giấy phép, tờ khai… Nhưng nếu bạn chia nhỏ ra đúng như trên – ai làm gì, chuẩn bị lúc nào, giấy nào phải khớp với giấy nào – thì mọi thứ trở thành một quy trình lặp lại được, chuẩn hóa được, đào tạo được cho team.

Doanh nghiệp nào coi nhẹ hồ sơ, phó mặc hoàn toàn cho bên dịch vụ “làm sao cũng được miễn hàng về” thì sớm muộn cũng phải đóng học phí: hàng bị giữ, bị truy thu thuế, bị phạt do khai sai, mất ưu đãi C/O, thậm chí vướng rủi ro pháp lý. Ngược lại, khi bạn hiểu rõ mình cần những chứng từ gì, kiểm soát được thông tin trên đó, và làm việc với một đơn vị logistics/hải quan có kinh nghiệm, mỗi lô hàng từ Trung Quốc về sẽ không còn là canh bạc, mà là một mắt xích an toàn trong chuỗi kinh doanh:

Hồ sơ đúng – thuế đúng – thông quan đúng hẹn – dòng tiền và uy tín của bạn được bảo vệ.

Nếu bạn không muốn tự mình ôm hết từ hồ sơ tới khai báo, có thể để một đơn vị như Hoa Nam Logistics đứng phía sau lo trọn gói phần chính ngạch & hải quan, còn bạn thì rảnh tay để tập trung vào việc quan trọng nhất: bán hàng và phát triển doanh nghiệp.