HƯỚNG DẪN TRA MÃ HS CODE CHUẨN KHI NHẬP HÀNG TRUNG QUỐC

Nhiều chủ shop khi bắt đầu nhập hàng Trung Quốc thường chỉ quan tâm tới giá, thời gian về hàng, mà quên mất một thứ “nhỏ nhưng chém rất đau” – đó là mã HS Code. Lúc mọi thứ còn thuận lợi, bạn sẽ nghĩ: “Bên vận chuyển lo hết rồi, mình cần gì hiểu sâu”. Nhưng chỉ cần một lần bị giữ hàng, truy thu thuế, phạt chậm nộp vì khai sai mã HS, bạn mới thấy đây không phải chuyện giấy tờ cho có, mà là vấn đề sống còn của dòng tiền và uy tín.

Trong bối cảnh hải quan siết chặt, kiểm tra kỹ từ chứng từ đến bản chất hàng hóa, việc khai báo mã HS Code chính xác không còn là lựa chọn, mà là “bảo hiểm” bắt buộc cho mọi lô hàng đi chính ngạch. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu dễ – làm được ngay: HS Code là gì, vì sao sai là “toang”, và cách tra, cách khai đúng để hàng về kho an toàn, tối ưu thuế.

1. HS Code là gì và vì sao nó quyết định “sống còn” của lô hàng?

HS Code (Harmonized System Code) là hệ thống mã số dùng để phân loại hàng hóa trong thương mại quốc tế do WCO (Tổ chức Hải quan Thế giới) ban hành.

Tại Việt Nam, mỗi mã HS sẽ gắn với:

• Mức thuế nhập khẩu (nhiều mặt hàng được hưởng thuế suất 0% nếu có C/O Form E theo ACFTA).
• Thuế GTGT (VAT) và có hay không thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế chống bán phá giá…
• Chính sách quản lý: hàng đó có bị cấm, hạn chế, phải xin giấy phép, kiểm định chất lượng, kiểm dịch…
• Thống kê kim ngạch: phục vụ quản lý, hoạch định chính sách thương mại.

Nếu bạn chọn sai mã HS:

• Có thể đang hưởng thuế nhập khẩu thấp hơn quy định, lúc bị kiểm tra sẽ bị truy thu + phạt.
• Hoặc đang gán vào mã yêu cầu giấy phép, trong khi thực tế không cần → tự làm khó mình, tốn thêm thời gian & chi phí.

Nghe có vẻ “hàn lâm”, nhưng thực tế:

Mã HS chính xác = lô hàng “đi thẳng” từ cửa khẩu về kho
Mã HS sai = rủi ro bị “soi” từ a–z, dễ bị ách lại ở khâu hải quan.

2. Cấu trúc mã HS Code

Một mã HS thường có 8 – 10 số, chia thành từng “tầng”:

• 2 số đầu (Chương): Nhóm hàng lớn (ví dụ: 94 – đồ nội thất, 85 – máy móc thiết bị điện).
• 4 số đầu (Nhóm): Thu hẹp phạm vi (ví dụ: 9401 – ghế ngồi, 8517 – thiết bị viễn thông).
• 6 số đầu (Phân nhóm): Chi tiết hơn (ví dụ: 9401.30 – ghế xoay).
• 8–10 số cuối (Mã HS chi tiết quốc gia): Việt Nam bổ sung thêm để tinh chỉnh theo chính sách thuế & quản lý riêng.

Bạn không cần “nhớ vanh vách” mã của từng mặt hàng, nhưng cần hiểu:

• Cùng một loại sản phẩm, thay đổi chút về chất liệu / công dụng là mã HS đã khác.
• Mã HS càng chi tiết thì miêu tả càng sát thực tế hàng hóa – đây là thứ hải quan sẽ dựa vào để đánh thuế.

3. Cách tra cứu mã HS Code chính xác khi nhập hàng từ Trung Quốc

Rất nhiều chủ shop đang tra HS theo kiểu “nghe nói”, hỏi đại 1–2 người rồi dùng luôn. Cách này cực kỳ rủi ro. Dưới đây là 3 hướng tiếp cận an toàn hơn nhiều.

3.1. Tra trên Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam

Đây là nguồn hải quan Việt Nam sử dụng, nên cũng là nơi bạn nên tham chiếu đầu tiên.

Cách làm (tóm lược):

• Vào cổng thông tin Hải quan, mục “Tra cứu Biểu thuế”.
• Nhập tên hàng bằng tiếng Việt / tiếng Anh.
• Đọc lần lượt các mô tả: loại sản phẩm, chất liệu, công dụng…
• Chọn mã mô tả sát nhất với hàng thực tế.

Kinh nghiệm thực tế từ các lô hàng Hoa Nam đã xử lý:

• Đừng gõ từ khóa quá chung chung như “bàn, ghế, đồ chơi”. Hãy gõ “bàn gỗ MDF phủ melamine”, “đồ chơi nhựa trẻ em không dùng điện”…
• Luôn đối chiếu: chất liệu – công dụng – cấu tạo với mô tả trong biểu thuế, đừng chọn bừa vì “nhìn có vẻ giống”.

3.2. Dùng mã HS phía Trung Quốc để tham chiếu

Thường nhà cung cấp Trung Quốc đã có sẵn mã HS dùng cho xuất khẩu. Tuy nhiên KHÔNG phải lúc nào mã đó cũng trùng 100% với Việt Nam.

Bạn có thể:

• Hỏi nhà cung cấp mã HS họ đang dùng.
• Tra cứu mã đó trên hệ thống HS của Trung Quốc.
• Sau đó đối chiếu với danh mục HS của Việt Nam.

Nếu mô tả hàng hóa tương đối tương đồng, có thể sử dụng mã gần nhất. Nếu khác biệt nhiều về công dụng / cấu tạo, nên xem lại thay vì bê nguyên xi.

3.3. Nhờ đơn vị khai thuê hải quan / logistics có kinh nghiệm

Với các mặt hàng phức tạp như: máy móc, thiết bị điện tử, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế… việc tự tra HS kiểu “mò mẫm” là rất rủi ro.

Trong thực tế, Hoa Nam thường yêu cầu khách gửi:

• Hình ảnh sản phẩm
• Catalogue / link 1688 – Taobao
• Mô tả kỹ thuật, chất liệu, công dụng

Đội ngũ chứng từ sẽ tra cứu, so sánh biểu thuế, đối chiếu các văn bản liên quan rồi đề xuất mã HS phù hợp, đảm bảo cân bằng giữa:

• Đúng quy định
• Tối ưu thuế nhập khẩu & VAT
• Giảm rủi ro luồng đỏ, kiểm tra chuyên ngành không cần thiết

4. Hướng dẫn khai báo mã HS Code trên tờ khai hải quan điện tử (VNACCS)

Sau khi chốt được mã HS, bước tiếp theo là khai trên hệ thống VNACCS/VCIS. Đây là khâu nhiều chủ shop… giao hết cho bên dịch vụ mà không hiểu mình đang ký cái gì.

4.1. Bước 1 – Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp

• Sử dụng mã số thuế + chữ ký số để vào hệ thống.
• Kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp, tránh sai sót ở bước “cơ bản” nhất.

4.2. Bước 2 – Điền thông tin tờ khai

Một vài ô mà bạn tuyệt đối không được “cho qua cho xong”:

• Mã HS: Nhập chính xác 8–10 số đã chốt.
• Mô tả hàng hóa: Viết rõ tên hàng, chất liệu, công dụng, tình trạng (mới/ đã qua sử dụng)…
• Trị giá CIF, số lượng, đơn vị tính: Khớp với Invoice & Packing list.
• Loại hình nhập khẩu: Kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu… vì mỗi loại có chính sách thuế khác nhau.

4.3. Bước 3 – Gửi tờ khai & xử lý phân luồng

Hệ thống sẽ tự chia:

• Luồng xanh: Thông quan tự động – nhanh, nhẹ, sướng.
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ, có thể cần bổ sung chứng từ.
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.

Khi bị “soi”, mã HS & mô tả hàng hóa sẽ là thứ bị soi đầu tiên. Nếu lệch quá xa thực tế:

• Dễ bị đánh giá là khai sai mã → truy thu & phạt.
• Lô hàng bị kéo dài thời gian thông quan

5. Những lỗi phổ biến khi khai báo mã HS Code 

Đây là những lỗi Hoa Nam thường gặp ở khách tự làm hoặc dùng đơn vị dịch vụ thiếu kinh nghiệm:

5.1. Chọn mã theo mức thuế thấp nhất

Nhiều người lọc bảng biểu, thấy mã nào thuế thấp là “khoái” mã đó, bất chấp mô tả không khớp.

• Ngắn hạn: giảm được vài phần trăm tiền thuế.
• Dài hạn: chỉ cần một lần hậu kiểm là đủ để bị truy thu cho nhiều lô trước đó, kèm tiền phạt.

5.2. Mô tả hàng hóa quá chung chung

Khai “bàn”, “ghế”, “đồ chơi”, “phụ kiện”… mà không nêu: chất liệu, đối tượng sử dụng, có dùng điện hay không… Khi soi container hoặc kiểm hóa thực tế, chỉ cần khác mô tả là có chuyện ngay.

5.3. Bê nguyên mã HS từ phía Trung Quốc

Mã phía Trung Quốc dùng cho mục đích xuất khẩu của họ, không phải lúc nào cũng trùng chính sách thuế & quản lý của Việt Nam. Sao chép y chang mà không đối chiếu = tự đưa mình vào thế bị động.

5.4. Không lưu lại quá trình tra cứu & tư vấn

Khi có tranh chấp, hải quan có thể hỏi: “Anh/chị dựa vào đâu để chọn mã này?” Nếu bạn không có: file tra cứu, email tư vấn, biên bản làm việc… thì rất khó bảo vệ quan điểm của mình.

6. Mẹo chọn mã HS Code “chuẩn” để tối ưu thuế nhập khẩu & VAT

Tối ưu ở đây không phải là “né thuế”, mà là chọn phương án hợp pháp, có lợi nhất.

Một số kinh nghiệm thực chiến:

• So sánh nhiều mã tương tự: Đừng chốt ngay mã đầu tiên bạn thấy. Hãy đọc 2–3 mã gần nhau, so mô tả & thuế suất để chọn mã vừa đúng bản chất, vừa có tổng thuế (thuế nhập khẩu + VAT + thuế khác) hợp lý.
• Tận dụng C/O Form E: Với hàng Trung Quốc đủ điều kiện, HS đúng mới đảm bảo bạn hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi 0% theo ACFTA. Nếu mã sai → mất luôn ưu đãi.
• Tính cả thuế chống bán phá giá (nếu có): Với một số mặt hàng “nhạy cảm” (thép, kính, sản phẩm hóa chất…), mã HS khác nhau có thể kéo theo việc chịu/không chịu thuế AD. Bắt buộc phải xem kỹ các thông tư liên quan.
• Lưu trữ lại quyết định mã HS: Gửi – nhận email tư vấn, lưu file PDF tra cứu… để khi cần có thể chứng minh rằng doanh nghiệp không cố ý trốn thuế mà làm theo căn cứ rõ ràng.
   

7. Dịch vụ hỗ trợ khai báo mã HS Code & hải quan trọn gói tại Hoa Nam Logistics

Nếu bạn:

• Không có thời gian ngồi đọc từng dòng biểu thuế.
• Sợ sai mã HS, bị truy thu, bị giữ hàng.
• Muốn dồn năng lượng vào bán hàng, chăm khách hơn là ôm chuyện giấy tờ…

Thì nên để đúng người làm đúng việc. Tại Hoa Nam Logistics, chúng tôi hỗ trợ:

• Tư vấn chọn mã HS phù hợp bản chất hàng hóa, tối ưu tổng thuế (thuế nhập khẩu, VAT, các loại thuế đặc biệt nếu có).
• Soạn & khai tờ khai hải quan điện tử, theo dõi đến khi thông quan.
• Đại diện làm việc với Chi cục Hải quan nếu có vướng mắc về mã HS, trị giá, chính sách quản lý.
• Cập nhật liên tục biểu thuế & quy định mới để khách không phải “ôm luật”.

Với hơn 10 năm xử lý hàng nghìn lô hàng chính ngạch Trung – Việt, chúng tôi hiểu rõ: Một mã HS chuẩn không chỉ giúp bạn “qua cửa hải quan”, mà còn giúp doanh nghiệp ngủ ngon vì không lo bị gọi tên bất ngờ sau này.

Nếu bạn đang băn khoăn chưa biết mặt hàng của mình nên dùng mã HS nào, hãy gửi thông tin sản phẩm hoặc hình ảnh cho đội ngũ Hoa Nam để được tư vấn trước khi chốt hàng​​​​​​​