Khai báo hải quan là gì? Quy trình, quy định và cách tránh sai sót khi làm thủ tục

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, khai báo hải quan là khâu quyết định trực tiếp đến việc hàng hóa có được thông quan nhanh hay bị giữ lại, kiểm tra, truy thu thuế hoặc xử phạt. Chỉ một sai sót nhỏ trong khai báo cũng có thể khiến doanh nghiệp mất thêm nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần để xử lý. Vì vậy, việc hiểu đúng khai báo hải quan là gì, nắm rõ quy trình, quy định và các lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro, tối ưu chi phí và vận hành hoạt động xuất nhập khẩu một cách bền vững.

Trong bài viết này, Vận chuyển Trung Việt sẽ giúp bạn hệ thống toàn bộ kiến thức quan trọng nhất về khai báo hải quan theo góc nhìn thực tế.

1. Khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là việc người khai hải quan cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin về hàng hóa, phương tiện vận chuyển và các yếu tố liên quan cho cơ quan hải quan nhằm phục vụ công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là bước bắt buộc trong mọi lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Chỉ khi hoàn tất khai báo hợp lệ, hàng hóa mới được xem xét thông quan.

Hiện nay, khai báo hải quan chủ yếu được thực hiện bằng hình thức điện tử thông qua hệ thống VNACCS/VCIS. Một số trường hợp đặc biệt mới áp dụng khai thủ công.

Người khai báo có thể là:

• Chủ hàng
• Người được ủy quyền
• Đại lý làm thủ tục hải quan

2. Mục đích của khai báo hải quan

Khai báo hải quan không chỉ phục vụ thủ tục hành chính mà còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng:

2.1 Quản lý nhà nước

Giúp cơ quan hải quan kiểm soát dòng chảy hàng hóa, đảm bảo tuân thủ chính sách thương mại và pháp luật.

2.2 Thu thuế

Là căn cứ để tính thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt và các khoản phí liên quan.

2.3 Chống gian lận thương mại

Phát hiện các hành vi khai sai trị giá, sai mã HS, trốn thuế, nhập hàng cấm.

2.4 Bảo vệ an ninh - sức khỏe cộng đồng

Ngăn chặn hàng hóa nguy hại, hàng kém chất lượng lưu thông trên thị trường.

2.5 Phục vụ thống kê và hoạch định chính sách

Dữ liệu từ tờ khai hải quan là cơ sở cho các báo cáo thương mại quốc gia.

3. Những quy định khi thực hiện khai báo hải quan

3.1 Quy định về hồ sơ

Một bộ hồ sơ khai báo hải quan đầy đủ gồm:

• Tờ khai hải quan điện tử
• Hóa đơn thương mại
• Hợp đồng mua bán
• Vận đơn
• Packing list
• C/O nếu xin ưu đãi thuế
• Giấy phép chuyên ngành (nếu có)

Toàn bộ thông tin phải thống nhất tuyệt đối giữa các chứng từ.

3.2 Quy trình khai báo hải quan

Quy trình chuẩn gồm:

1. Chuẩn bị phần mềm khai báo và chữ ký số
2. Nhập dữ liệu lô hàng lên hệ thống
3. Gửi tờ khai
4. Hệ thống phân luồng:

• Luồng xanh: Thông quan ngay
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ
• Luồng đỏ: Kiểm tra hồ sơ và hàng hóa

      5. Nộp thuế và hoàn tất thông quan

3.3 Nghĩa vụ của người khai báo

Người khai báo phải:

• Chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung khai
• Cung cấp hồ sơ khi hải quan yêu cầu
• Lưu trữ hồ sơ đúng thời hạn
• Phối hợp trong kiểm tra sau thông quan

4. Những sai lầm phổ biến khi khai báo hải quan

4.1 Khai sai mã loại hình

Hậu quả: Phải hủy tờ khai, khai lại, có thể bị phạt.

Cách tránh: Xác định đúng mục đích lô hàng trước khi chọn mã.

4.2 Khai sai mã HS

Đây là lỗi nguy hiểm nhất vì ảnh hưởng trực tiếp đến thuế.

Cách tránh:

• Tra cứu kỹ
• Đối chiếu mô tả kỹ thuật
• Có thể xin xác định trước mã HS nếu hàng phức tạp

4.3 Khai sai số lượng, trọng lượng

Hậu quả: Bị kiểm hóa, kéo dài thời gian thông quan.

Cách tránh: Đối chiếu invoice - packing list - vận đơn trước khi khai.

4.4 Khai sai thông tin doanh nghiệp

Hậu quả: Không xác minh được chủ hàng.

Cách tránh: Luôn cập nhật thông tin pháp lý doanh nghiệp.

4.5 Thiếu chứng từ

Hậu quả: Bị yêu cầu bổ sung, trì hoãn thông quan.

Cách tránh: Dùng checklist chứng từ cho từng loại hàng.

5. Cách xử lý khi khai báo sai

Doanh nghiệp có thể:

• Khai bổ sung trong 60 ngày sau thông quan
• Gửi công văn đề nghị điều chỉnh
• Hủy tờ khai và khai lại nếu sai chỉ tiêu không được sửa

Nguyên tắc: sửa càng sớm càng tốt, trước khi bị kiểm tra sau thông quan.

6. Làm sao để hạn chế rủi ro khi khai báo hải quan?

Vận chuyển Trung Việt khuyến nghị:

• Đào tạo nhân sự chuyên trách
• Chuẩn hóa checklist hồ sơ
• Phân công người kiểm tra chéo
• Ứng dụng phần mềm khai báo hiện đại
• Sử dụng đơn vị dịch vụ khi lô hàng phức tạp

7. Vì sao nên để Vận chuyển Trung Việt hỗ trợ khai báo hải quan?

Với kinh nghiệm nhiều năm trong vận chuyển Trung Quốc - Việt Nam chính ngạch, Vận chuyển Trung Việt hỗ trợ:

• Tư vấn mã HS, thuế, chính sách mặt hàng
• Kiểm tra hồ sơ trước khi khai
• Đại diện khai báo VNACCS
• Xử lý phân luồng
• Hỗ trợ giải trình, bổ sung hồ sơ
• Đồng hành xử lý hậu kiểm

Chúng tôi không chỉ làm thủ tục, mà giúp doanh nghiệp giảm rủi ro pháp lý và chi phí dài hạn.

Kết luận

Khai báo hải quan không đơn thuần là thao tác kỹ thuật, mà là nền tảng pháp lý cho toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp càng hiểu đúng, làm đúng thì càng giảm rủi ro, tối ưu chi phí và xây dựng được hệ thống vận hành bền vững.

Nếu bạn đang chuẩn bị nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, hoặc muốn tối ưu quy trình khai báo hải quan an toàn - minh bạch - đúng luật, Vận chuyển Trung Việt sẵn sàng đồng hành cùng bạn từ khâu hồ sơ đến khi hàng về kho an toàn.