Kiểm tra sau thông quan là gì? Quy trình, hồ sơ và cách doanh nghiệp cần chuẩn bị

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào khâu thông quan mà quên rằng: trách nhiệm pháp lý với lô hàng vẫn còn kéo dài sau khi hàng đã thông quan. Đó chính là lý do vì sao kiểm tra sau thông quan trở thành một nghiệp vụ đặc biệt quan trọng trong quản lý hải quan. Không ít doanh nghiệp rơi vào thế bị động, lúng túng khi nhận quyết định kiểm tra sau thông quan do chưa chuẩn bị hồ sơ đầy đủ hoặc không nắm rõ quy trình. Điều này dễ dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế, xử phạt hành chính và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp.

Trong bài viết này, Vận chuyển Trung Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ về kiểm tra sau thông quan: khái niệm, trường hợp áp dụng, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình thực hiện cụ thể để doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro.

1. Kiểm tra sau thông quan là gì?

Kiểm tra sau thông quan là hoạt động do cơ quan Hải quan thực hiện nhằm:

• Kiểm tra hồ sơ hải quan
• Kiểm tra sổ kế toán, chứng từ kế toán
• Kiểm tra các chứng từ, tài liệu liên quan đến hàng hóa
• Kiểm tra thực tế hàng hóa khi cần thiết

Sau khi hàng hóa đã được thông quan.

Mục đích của kiểm tra sau thông quan là:

• Đánh giá tính chính xác, trung thực của việc khai báo
• Kiểm tra mức độ tuân thủ pháp luật hải quan
• Phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm

Thời hạn kiểm tra sau thông quan:
Cơ quan hải quan có quyền kiểm tra trong vòng 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan.

2. Các trường hợp áp dụng kiểm tra sau thông quan

Kiểm tra sau thông quan được thực hiện trong các trường hợp:

• Khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan
• Khi áp dụng quản lý rủi ro dù chưa có dấu hiệu vi phạm rõ ràng
• Để đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp

Thời gian kiểm tra tối đa là 05 ngày làm việc, được thực hiện tại:

• Trụ sở cơ quan hải quan
• Hoặc trụ sở người khai hải quan (văn phòng, chi nhánh, kho bãi, nhà máy…)

3. Hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi kiểm tra sau thông quan

Để quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các nhóm hồ sơ sau:

1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

• Giấy phép đăng ký kinh doanh
• Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có)
• Hồ sơ về kho bãi, địa điểm lưu giữ hàng hóa

2. Hồ sơ hải quan của hàng hóa

• Hợp đồng mua bán
• Invoice
• Packing List
• Vận đơn
• C/O
• Chứng từ thanh toán
• Tờ khai hải quan gốc
• Danh sách các tờ khai liên quan trong kỳ kiểm tra

3. Hồ sơ quản lý hàng hóa

• Bảng kê chi tiết theo từng loại hình
• Biên bản kiểm kê tồn kho
• Sổ theo dõi nhập - xuất - tồn
• Báo cáo tài chính

4. Hồ sơ kế toán

• Sổ chi tiết tài khoản
• Sổ cái
• Bảng tổng hợp tờ khai
• Các chứng từ hạch toán liên quan

Xem thêm: HỒ SƠ THỦ TỤC NHẬP KHẨU CHÍNH NGẠCH HÀNG TRUNG QUỐC

5. Các tài liệu khác theo yêu cầu của đoàn kiểm tra

Lưu ý quan trọng:

• Chuẩn bị 2 bộ hồ sơ: bản chính và bản sao
• Hồ sơ cần được sắp xếp khoa học, dễ đối chiếu
• Thiếu hồ sơ có thể bị xử lý vi phạm theo quy định pháp luật

4. Quy trình kiểm tra sau thông quan

Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở cơ quan hải quan

Áp dụng khi hồ sơ có dấu hiệu nghi vấn nhưng chưa cần kiểm tra tại doanh nghiệp.

Quy trình:

1. Ra quyết định kiểm tra trong vòng 60 ngày từ ngày đăng ký tờ khai
2. Gửi quyết định cho doanh nghiệp trước ít nhất 5 ngày làm việc
3. Doanh nghiệp nộp hồ sơ theo yêu cầu
4. Hải quan đối chiếu, đánh giá
5. Lập biên bản và xử lý kết quả

Nếu phát hiện vi phạm → xử phạt hành chính và truy thu thuế.

Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp

Áp dụng khi:

• Có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng
• Liên quan đến số lượng lớn hàng hóa

Quy trình:

1. Ra quyết định kiểm tra (báo trước ít nhất 3 ngày)
2. Đoàn kiểm tra làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp
3. Kiểm tra hồ sơ, sổ sách, kho bãi
4. Lập biên bản làm việc
5. Thông báo kết quả kiểm tra

Doanh nghiệp có quyền giải trình nếu không đồng ý với kết luận.

5. Những rủi ro doanh nghiệp thường gặp khi kiểm tra sau thông quan

• Khai sai mã HS
• Khai sai trị giá
• Sai xuất xứ
• Hồ sơ kế toán không khớp tờ khai
• Thiếu chứng từ thanh toán
• Lưu trữ hồ sơ không đầy đủ

Hệ quả:

• Truy thu thuế
• Phạt hành chính
• Đưa vào danh sách doanh nghiệp rủi ro
• Bị kiểm tra thường xuyên hơn trong tương lai

6. Doanh nghiệp cần làm gì để chủ động trước kiểm tra sau thông quan?

• Kê khai hải quan chính xác ngay từ đầu
• Lưu trữ hồ sơ khoa học tối thiểu 5 năm
• Đối chiếu định kỳ hồ sơ hải quan và kế toán
• Thường xuyên cập nhật chính sách hải quan
• Có đơn vị tư vấn logistics đồng hành

7. Vận chuyển Trung Việt hỗ trợ doanh nghiệp trong kiểm tra sau thông quan

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực vận chuyển Trung Quốc - Việt Nam chính ngạch, Vận chuyển Trung Việt hỗ trợ:

• Tư vấn chuẩn hóa hồ sơ hải quan
• Rà soát rủi ro trước kiểm tra
• Hỗ trợ giải trình với cơ quan hải quan
• Đồng hành xử lý truy thu, điều chỉnh hồ sơ
• Tối ưu quy trình khai báo cho các lô hàng sau

Giúp doanh nghiệp:

• Giảm rủi ro pháp lý
• Bảo vệ uy tín doanh nghiệp
• Duy trì hoạt động xuất nhập khẩu ổn định

Kết luận

Kiểm tra sau thông quan không phải là rủi ro nếu doanh nghiệp hiểu đúng và chuẩn bị đúng. Ngược lại, đây là công cụ giúp doanh nghiệp tự nhìn lại hệ thống hồ sơ, quy trình và mức độ tuân thủ pháp luật của mình. Chủ động - minh bạch - đúng quy định chính là cách tốt nhất để doanh nghiệp phát triển bền vững trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Nếu bạn đang cần một đơn vị logistics đồng hành chuyên nghiệp, Vận chuyển Trung Việt sẵn sàng hỗ trợ bạn từ khai báo, thông quan cho đến kiểm tra sau thông quan một cách an toàn và minh bạch.