NHỮNG LỖI PHỔ BIẾN KHI LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN KHIẾN HÀNG BỊ GIỮ

Thủ tục hải quan là bước bắt buộc trong quy trình nhập hàng chính ngạch Trung Quốc.
 Tuy nhiên, chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ hay mã HS Code cũng có thể khiến hàng bị giữ tại cửa khẩu, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí không mong muốn.
Bài viết này Hoa Nam Logistics sẽ tổng hợp những lỗi phổ biến nhất khi làm thủ tục hải quan, phân tích nguyên nhân – hậu quả – cách khắc phục, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và tiết kiệm thời gian khi nhập hàng Trung – Việt.

1. Khai sai hoặc thiếu mã HS Code

HS Code là yếu tố quyết định loại hàng, mức thuế và chính sách nhập khẩu.  Doanh nghiệp thường gặp lỗi:

- Khai mã HS không đúng mô tả hàng.

- Sao chép mã từ nhà cung cấp Trung Quốc nhưng không kiểm tra đối chiếu biểu thuế Việt Nam.

- Ghi thiếu số hoặc nhầm nhóm hàng.

Hậu quả: Hàng bị phân luồng đỏ, buộc kiểm tra thực tế; có thể bị truy thu thuế, phạt vi phạm hành chính.

Xem hướng dẫn chi tiết: Cách xác định mã HS Code chính xác khi nhập hàng Trung Quốc

2. Hồ sơ chứng từ thiếu hoặc sai thông tin

Hồ sơ hải quan là “hồ sơ nhân thân” của cả lô hàng. Chỉ cần sai một chi tiết, hệ thống sẽ “phanh” lại để kiểm tra. Các lỗi cực kỳ hay gặp:

- Invoice và Packing List không khớp về số lượng, đơn giá, tổng tiền.

- Thiếu hoặc không có C/O Form E, khiến bạn mất ưu đãi thuế dù hàng đủ điều kiện.

- Sai tên người nhập khẩu, mã số thuế, địa chỉ công ty so với đăng ký.

- Thiếu giấy phép nhập khẩu/giấy chấp thuận chuyên ngành với các mặt hàng như mỹ phẩm, thiết bị y tế, thực phẩm, hóa chất…

Hậu quả thường là:

- Hải quan tạm dừng thông quan để yêu cầu bổ sung – giải trình – xác minh.

- Thời gian chậm thông quan có thể kéo dài 3–10 ngày, tùy mức độ sai và phản hồi của doanh nghiệp.

- Phát sinh chi phí lưu bãi, container, kéo dài vòng quay vốn.

Bởi vậy trước khi gửi hàng, nên rà lại hồ sơ theo checklist chuẩn.

3. Khai sai trị giá hàng hóa (CIF/FOB)

Một lỗi “nhạy cảm” nhưng khá phổ biến: cố tình khai thấp giá trị invoice để giảm tiền thuế nhập khẩu, hoặc khai trị giá không khớp với chứng từ thanh toán, hợp đồng. Khi đó, hải quan sẽ:

- So sánh với cơ sở dữ liệu giá tham chiếu,

- Nghi ngờ gian lận thuế → chuyển sang kiểm tra sâu.

Hệ quả:

- Ấn định lại trị giá hải quan, truy thu phần thuế thiếu.

- Bị xử phạt theo các nghị định về xử phạt hải quan, với mức phạt có thể lên tới nhiều lần số thuế trốn trong trường hợp vi phạm nặng.

- Doanh nghiệp bị “đưa vào tầm ngắm” cho các lần kiểm tra sau.

Góc nhìn thực tế: giảm vài phần trăm thuế bằng cách khai thấp trị giá tưởng lợi, nhưng nếu bị phát hiện, bạn trả giá bằng: tiền phạt, truy thu, uy tín hải quan, thậm chí bị soi lại các lô trước.

Lưu ý an toàn: Doanh nghiệp cần khai đúng trị giá thực, rõ ràng cấu trúc giá: hàng hóa, vận chuyển, bảo hiểm. Đồng thời lưu lại hợp đồng, chứng từ thanh toán, báo giá, booking vận chuyển để chứng minh khi cần.

4. Không nộp hoặc nộp trễ tờ khai hải quan điện tử

Theo quy định, tờ khai hải quan điện tử phải được nộp trước khi hàng đến cửa khẩu (đặc biệt với đường biển, đường bộ). Nhưng nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân:

Không quen thủ tục, tưởng “hàng về rồi tính sau” → Dẫn đến việc hàng đã đến cửa khẩu nhưng tờ khai chưa được đăng ký.

Hậu quả:

- Hàng không được đưa đi làm thủ tục thông quan ngay, phải chờ khai bổ sung.

- Có thể bị xử phạt vì khai tờ khai trễ so với quy định.

- Kéo dài thời gian hàng nằm tại cảng/kho, phát sinh thêm chi phí.

Giải pháp đơn giản:

- Chốt chứng từ, khai tờ khai trước khi hàng lên xe/container.

- Hoặc ủy quyền cho đơn vị logistics/đại lý hải quan như Hoa Nam Logistics thực hiện trọn gói.

Xem thêm: Thủ tục hải quan nhập hàng chính ngạch Trung Quốc từ A–Z

5. Khai sai loại hình nhập khẩu

Sai loại hình là lỗi nhiều doanh nghiệp mới hay gặp, vì “đặt nhầm mã”. Một số trường hợp điển hình:

- Hàng nhập về để bán thương mại nhưng lại khai loại hình “tạm nhập – tái xuất”.

- Hàng mẫu ít, dùng thử, lại khai như hàng kinh doanh thương mại.

- Nhầm giữa loại hình “kinh doanh” và “phi mậu dịch”.

Vì mỗi loại hình sẽ có cách tính thuế khác nhau, bộ chứng từ và chính sách quản lý khác nhau, nên khai sai sẽ khiến hải quan:

- Tạm giữ lô hàng để yêu cầu điều chỉnh loại hình.

- Xử phạt hành chính (thường 2–5 triệu/lần sai), thậm chí nặng hơn nếu bị đánh giá là cố ý.

Giải pháp:

- Ngay từ khâu kế hoạch nhập hàng, hãy xác định rõ: hàng sử dụng vào mục đích gì, bán hay không bán, có tái xuất không…

- Nhờ bộ phận khai báo hoặc Hoa Nam Logistics tư vấn loại hình phù hợp ngay từ đầu.

6. Thiếu giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành

Không phải mặt hàng nào cũng “chỉ cần tờ khai là xong”. Nhiều nhóm hàng chịu quản lý chuyên ngành, bắt buộc phải có thêm:

- Thực phẩm, đồ uống → giấy công bố ATTP, kiểm tra an toàn thực phẩm.

- Mỹ phẩm → phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.

- Thiết bị điện, điện tử → chứng nhận hợp quy CR, kiểm định chất lượng.

- Đồ chơi trẻ em, một số sản phẩm tiêu dùng → chứng nhận hợp quy theo quy chuẩn kỹ thuật.

Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị trước:

- Hải quan sẽ không cho thông quan, yêu cầu bổ sung đủ giấy phép.

- Hàng nằm chờ trong kho bãi, phát sinh chi phí, chậm tiến độ giao cho khách.

Giải pháp:

- Xác định mặt hàng của mình có thuộc diện quản lý chuyên ngành không, trước khi đặt hàng.

Nhờ Hoa Nam Logistics tư vấn và hỗ trợ xin giấy phép/đăng ký kiểm tra chuyên ngành, giúp rút ngắn thời gian (thường có thể xử lý trong 24–48h với các hồ sơ chuẩn).

7. Không lưu trữ hồ sơ, chứng từ đầy đủ

Thông quan xong không có nghĩa là xong. Doanh nghiệp có trách nhiệm:

- Lưu trữ hồ sơ hải quan, chứng từ liên quan trong tối thiểu 5 năm,

- Để phục vụ kiểm tra sau thông quan hoặc kiểm tra thuế.

Nhiều đơn vị giao hết cho dịch vụ, không giữ bản mềm/bản cứng dẫn đến việc lưu hồ sơ rời rạc, dễ thất lạc. Đến khi bị kiểm tra thì không đủ chứng từ để chứng minh trị giá, nguồn gốc, chính sách áp dụng. Nguy cơ bị ấn định thuế, truy thu, xử phạt chỉ vì… không xuất trình được giấy tờ là rất cao.

Giải pháp an toàn:

- Lưu hồ sơ theo bộ đầy đủ: hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O, tờ khai, biên lai nộp thuế, giấy phép chuyên ngành.

- Nên scan thành bản mềm, lưu trên drive nội bộ công ty.

8. Thiếu cập nhật quy định mới của hải quan

Mỗi năm, hệ thống pháp luật về hải quan, thuế, quản lý chuyên ngành đều thay đổi:

- Cập nhật mã HS mới, điều chỉnh thuế suất.

- Thêm/bớt mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành.

- Điều chỉnh quy trình khai báo điện tử và tiêu chí phân luồng.

Nếu không cập nhật kịp thời, doanh nghiệp dễ áp mã HS cũ, dùng thuế suất đã hết hiệu lực, bị áp chế độ kiểm tra chặt hơn vì không phù hợp quy định mới. Thậm chí rủi ro cao khi bị kiểm tra sau thông quan: “áp sai quy định hiện hành”.

Thay vì tự ngồi lọ mọ đọc từng văn bản, cách dễ hơn là hãy lựa chọn làm việc với một đối tác logistics thường xuyên cập nhật quy định, nhờ họ tư vấn mã, thuế, chính sách mới trước khi lên kế hoạch nhập hàng

9. Cách phòng tránh lỗi khi làm thủ tục hải quan

Để giảm tối đa nguy cơ hàng bị giữ, có thể bắt đầu từ một bộ nguyên tắc rất đơn giản:

- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ theo một checklist chuẩn – không làm “nhớ gì mang nấy”.

- Xác minh HS Code và thuế suất trước khi ký hợp đồng/nhập hàng.

- Đối chiếu invoice – packing list – vận đơn – hợp đồng để đảm bảo khớp thông tin.

- Nộp tờ khai đúng hạn, tốt nhất là trước khi hàng lên xe/cont.

- Cập nhật hoặc nhờ đối tác cập nhật biểu thuế & quy định hải quan mới nhất.

- Luôn có đơn vị logistics uy tín như Hoa Nam Logistics kiểm tra hồ sơ lần cuối trước khi gửi.

10. Dịch vụ hỗ trợ kiểm tra & xử lý lỗi hải quan tại Hoa Nam Logistics

Hoa Nam Logistics không chỉ vận chuyển hàng chính ngạch Trung–Việt, mà còn:

- Kiểm tra hồ sơ trước khi gửi hàng: rà soát mã HS, trị giá, loại hình, chứng từ, giúp phát hiện sớm lỗi.

- Tư vấn và điều chỉnh mã HS, trị giá khai báo theo đúng quy định nhưng vẫn tối ưu trong khung pháp luật.

- Hỗ trợ xin giấy phép chuyên ngành, C/O, chuẩn bị hồ sơ kiểm tra chất lượng khi cần.

- Đại diện làm việc với cơ quan hải quan khi hàng bị giữ, giải trình hồ sơ, xử lý sự cố.

Đồng hành trọn gói từ: kho xưởng Trung Quốc → cửa khẩu → kho Việt Nam, đảm bảo hàng thông quan hợp pháp – đúng tiến độ – chi phí minh bạch.

📞 Bạn có thể liên hệ Hoa Nam Logistics để được kiểm tra miễn phí hồ sơ hải quan trong 24h: