PHÂN LUỒNG HẢI QUAN LÀ GÌ? TÌM HIỂU CHI TIẾT

Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam, có một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thông quan, chi phí logistics và rủi ro pháp lý, nhưng lại thường bị nhiều doanh nghiệp xem nhẹ: phân luồng hải quan. Chỉ một kết quả phân luồng khác nhau - Luồng Xanh, Luồng Vàng hay Luồng Đỏ - cũng có thể tạo ra chênh lệch rất lớn về thời gian giao hàng, chi phí lưu kho, lưu bãi và cả kế hoạch kinh doanh phía sau. Thực tế cho thấy, nhiều lô hàng bị chậm, bị đội chi phí không phải vì “xui”, mà vì doanh nghiệp chưa hiểu rõ cơ chế phân luồng và cách hệ thống hải quan đánh giá rủi ro.

Xem thêm: Giải pháp uỷ thác nhập khẩu Trung Quốc chính ngạch

Trong bài viết này, Vận chuyển Trung Việt sẽ giúp bạn hiểu đúng bản chất của phân luồng hải quan, phân biệt rõ Luồng Xanh - Luồng Vàng - Luồng Đỏ, đồng thời chỉ ra những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến kết quả phân luồng. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị hồ sơ, tối ưu quy trình nhập khẩu và hạn chế tối đa các chi phí phát sinh không đáng có.

1. Phân luồng hải quan là gì?

Khái niệm phân luồng hải quan

Phân luồng hải quan là quá trình hệ thống hải quan điện tử (hiện nay là hệ thống VNACCS/VCIS) tự động đánh giá mức độ rủi ro của lô hàng và doanh nghiệp, từ đó quyết định mức độ kiểm tra cần áp dụng trước khi thông quan.

Nói một cách dễ hiểu: Khi bạn truyền tờ khai hải quan, hệ thống sẽ “chấm điểm rủi ro” dựa trên nhiều tiêu chí. Dựa vào điểm này, tờ khai sẽ được xếp vào Luồng Xanh - Luồng Vàng - hoặc Luồng Đỏ. Mỗi luồng tương ứng với mức độ kiểm tra khác nhau, từ không kiểm tra đến kiểm tra toàn diện hồ sơ và hàng hóa.

2. Vì sao cần phân luồng hải quan?

Phân luồng không phải để “làm khó” doanh nghiệp, mà là cơ chế quản lý rủi ro hiện đại đang được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới.

2.1. Lợi ích đối với cơ quan hải quan

Đối với cơ quan quản lý, phân luồng giúp giải quyết một bài toán lớn: không thể kiểm tra 100% mọi lô hàng.

• Quản lý rủi ro hiệu quả:
  Hệ thống cho phép tập trung kiểm tra sâu vào những lô hàng, doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao (Luồng Đỏ), thay vì dàn trải nguồn lực.
• Tối ưu nguồn lực:
  Các lô hàng rủi ro thấp được cho thông quan nhanh (Luồng Xanh), giúp giảm áp lực hồ sơ, nhân sự và thời gian xử lý.
• Đảm bảo an ninh - an toàn:
  Những mặt hàng nhạy cảm, có điều kiện, hoặc có nguy cơ gian lận sẽ được kiểm soát chặt, góp phần chống buôn lậu, gian lận thương mại, khai sai mã HS, khai sai trị giá.

2.2. Lợi ích đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Với doanh nghiệp, phân luồng là “con dao hai lưỡi”. Hiểu đúng thì tiết kiệm rất nhiều, hiểu sai thì trả giá.

• Tăng tốc độ thông quan:
  Luồng Xanh giúp hàng đi gần như ngay lập tức, đặc biệt quan trọng với hàng cần giao gấp, hàng có chi phí lưu kho cao.
• Giảm chi phí logistics:
  Thông quan nhanh giúp giảm phí lưu kho, lưu bãi, phí DEM/DET container, phí chờ xe, chờ bốc dỡ.
• Chủ động chuẩn bị:
  Biết trước luồng nào giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ (Luồng Vàng) hoặc bố trí nhân lực kiểm hóa (Luồng Đỏ), tránh bị động.
• Khuyến khích tuân thủ:
  Doanh nghiệp tuân thủ tốt sẽ dần được “chấm điểm tín nhiệm” cao hơn, tăng khả năng vào Luồng Xanh trong tương lai.

3. Ba loại phân luồng hải quan doanh nghiệp cần nắm rõ

Hiện nay, hệ thống hải quan Việt Nam phân tờ khai thành 3 luồng chính: Xanh - Vàng - Đỏ. Mỗi luồng phản ánh một mức độ rủi ro khác nhau.

3.1. Luồng Xanh là gì? Khi nào được phân Luồng Xanh?

Luồng Xanh là luồng có mức độ rủi ro thấp nhất.

Đặc điểm của Luồng Xanh

• Miễn kiểm tra hồ sơ giấy
• Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa
• Hệ thống chấp nhận tờ khai, doanh nghiệp chỉ cần hoàn tất nghĩa vụ thuế (nếu có) là được thông quan

Với Luồng Xanh, hàng hóa gần như “đi thẳng”, rất phù hợp với các lô hàng cần tốc độ.

Những yếu tố giúp tăng khả năng vào Luồng Xanh

Luồng Xanh không phải ngẫu nhiên, mà thường đến từ:

• Doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt
• Không có vi phạm hải quan trong thời gian gần
• Khai báo nhất quán, rõ ràng, đúng mã HS
• Hàng hóa không thuộc danh mục nhạy cảm, kiểm tra chuyên ngành
• Trị giá, số lượng, loại hàng phù hợp với hồ sơ doanh nghiệp

3.2. Luồng Vàng là gì? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Luồng Vàng là luồng kiểm tra hồ sơ, nhưng chưa kiểm tra thực tế hàng hóa.

Đặc điểm của Luồng Vàng

• Hải quan yêu cầu xuất trình hồ sơ giấy để đối chiếu
• Kiểm tra các chứng từ: invoice, packing list, hợp đồng, vận đơn, C/O (nếu có)…
• Nếu hồ sơ hợp lệ → thông quan
• Nếu hồ sơ có nghi vấn → có thể chuyển Luồng Đỏ

Khi nào tờ khai dễ rơi vào Luồng Vàng?

• Doanh nghiệp mới, chưa có lịch sử
• Lô hàng có trị giá cao hơn bình thường
• Hàng hóa thuộc nhóm cần theo dõi
• Thông tin khai báo chưa đủ rõ ràng
• Có sự thay đổi bất thường so với các lô trước

Cách xử lý Luồng Vàng hiệu quả

Luồng Vàng không đáng sợ nếu bạn chuẩn bị tốt:

• Hồ sơ phải đồng nhất tuyệt đối giữa các chứng từ
• Mô tả hàng hóa rõ ràng, không mập mờ
• Chuẩn bị sẵn các tài liệu giải trình khi cần
• Phản hồi nhanh, đúng trọng tâm khi hải quan yêu cầu
  Nhiều doanh nghiệp để hồ sơ “lệch nhau vài chi tiết nhỏ” (tên hàng, số kiện, đơn giá) — chính những lỗi nhỏ này lại khiến thời gian thông quan kéo dài.

3.3. Luồng Đỏ là gì? Vì sao doanh nghiệp “ngại” nhất?

Luồng Đỏ là luồng có mức độ rủi ro cao nhất và cũng tốn nhiều chi phí nhất.

Đặc điểm của Luồng Đỏ

• Kiểm tra hồ sơ chi tiết
• Kiểm tra thực tế hàng hóa (kiểm hóa)
• Có thể kiểm tra một phần hoặc toàn bộ lô hàng
• Thời gian thông quan kéo dài hơn đáng kể

Những nguyên nhân thường khiến tờ khai vào Luồng Đỏ

• Doanh nghiệp có tiền sử vi phạm
• Khai báo không nhất quán hoặc có dấu hiệu gian lận
• Hàng hóa thuộc nhóm nhạy cảm, có điều kiện
• Thay đổi đột ngột về trị giá, số lượng, chủng loại
• Nghi vấn sai mã HS, sai xuất xứ

Luồng Đỏ có phải lúc nào cũng “xấu”?

Không hẳn. Có những trường hợp bị Luồng Đỏ theo kế hoạch kiểm tra định kỳ, không phải do sai phạm. Tuy nhiên, Luồng Đỏ vẫn đồng nghĩa với:

• Tăng thời gian
• Tăng chi phí
• Phát sinh rủi ro nếu hàng không đúng khai báo

4. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc phân luồng hải quan

Hệ thống VNACCS/VCIS đánh giá rủi ro dựa trên nhiều nhóm tiêu chí, trong đó phổ biến nhất là:

• Lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp
• Loại hình xuất nhập khẩu
• Mặt hàng, mã HS
• Trị giá và số lượng hàng
• Nước xuất xứ
• Tuyến vận chuyển
• Kết quả các lô hàng trước

5. Doanh nghiệp làm gì để hạn chế Luồng Vàng, Luồng Đỏ?

Đây là câu hỏi mà Vận chuyển Trung Việt nhận được rất nhiều.

5.1. Khai báo trung thực, nhất quán

Đừng “lách” bằng cách khai mập mờ. Hệ thống ghi nhớ dữ liệu rất lâu.

5.2. Chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu

Invoice - packing list - hợp đồng - vận đơn phải khớp nhau từng chi tiết.

5.3. Chọn mã HS chính xác

Sai HS không chỉ ảnh hưởng thuế, mà còn là tín hiệu rủi ro trong phân luồng.

5.4. Xây dựng lịch sử tuân thủ tốt

Càng làm đúng, càng dễ đi nhanh trong tương lai.

5.5. Có đơn vị logistics hiểu tuyến Trung - Việt

Đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp bạn né rủi ro ngay từ khâu tư vấn, chứ không đợi tới lúc hàng bị giữ.

6. Vai trò của Vận chuyển Trung Việt trong tối ưu phân luồng hải quan

Vận chuyển Trung Việt không thể “can thiệp” vào quyết định phân luồng của hệ thống hải quan. Nhưng chúng tôi có thể giúp bạn:

• Chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu
• Cảnh báo rủi ro trước khi truyền tờ khai
• Tư vấn phương án nhập phù hợp với từng nhóm hàng
• Hỗ trợ xử lý Luồng Vàng, Luồng Đỏ nhanh và đúng quy trình

Phân luồng hải quan không phải là yếu tố mang tính may rủi, mà là kết quả của quá trình đánh giá rủi ro dựa trên dữ liệu, lịch sử tuân thủ và mức độ minh bạch trong khai báo của doanh nghiệp. Việc tờ khai được phân Luồng Xanh, Vàng hay Đỏ phản ánh trực tiếp cách doanh nghiệp đang vận hành hoạt động xuất nhập khẩu của mình.

Doanh nghiệp hiểu rõ cơ chế phân luồng sẽ không còn bị động khi làm thủ tục hải quan, mà ngược lại có thể chủ động chuẩn hóa hồ sơ, lựa chọn phương án nhập khẩu phù hợp và kiểm soát tốt chi phí logistics. Ngược lại, việc xem nhẹ phân luồng dễ dẫn đến tình trạng chậm thông quan, phát sinh chi phí lưu kho - lưu bãi và ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng.

Với kinh nghiệm nhiều năm vận hành tuyến Trung Quốc - Việt Nam chính ngạch, Vận chuyển Trung Việt luôn đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu tư vấn hồ sơ, đánh giá rủi ro đến xử lý các tình huống Luồng Vàng, Luồng Đỏ theo đúng quy định. Mục tiêu của chúng tôi không chỉ là đưa hàng về, mà là giúp doanh nghiệp nhập khẩu an toàn, đúng luật và bền vững trong dài hạn.