THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP HÀNG CHÍNH NGẠCH TRUNG QUỐC TỪ A - Z

I. Thủ tục hải quan hàng nhập Trung Quốc là gì?

Về bản chất, thủ tục hải quan là quá trình:

- Doanh nghiệp khai báo thông tin lô hàng (tên hàng, trị giá, xuất xứ, mã HS…)

- Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế (nếu cần)

- Tính và thu thuế, sau đó cho phép hàng thông quan hợp pháp.

Khi bạn chọn đi chính ngạch, bạn đang chọn:

- Hàng hóa được bảo hộ pháp lý, tránh nguy cơ bị tịch thu, xử phạt do sai quy định.

- Có thể xuất hóa đơn VAT, dễ dàng làm việc với hệ thống, sàn lớn, khách hàng tổ chức.

- Hạn chế rủi ro ở khâu kiểm tra: vì hồ sơ của bạn đã “ở mặt bàn”, không phải “ở trong vùng xám”.

Lợi ích của nhập hàng chính ngạch:

- Hạn chế tối đa nguy cơ bị phạt, tịch thu hàng.

- Tối ưu thuế & chi phí dựa trên mã HS chuẩn, không “đoán già đoán non”.

- Tạo nền tảng để scale business dài hạn, làm việc với đối tác lớn.

Hoa Nam Logistics là đơn vị chuyên tuyến Trung – Việt, tập trung vào vận chuyển chính ngạch và làm thủ tục hải quan trọn gói, nên phần còn lại của bài viết cũng dựa trên kinh nghiệm thực tế xử lý hàng nghìn tờ khai mỗi năm.

II. Quy trình làm thủ tục hải quan chính ngạch từ A–Z

Nếu bóc tách ra, quy trình chuẩn thường đi qua 6 bước. Nghe thì nhiều, nhưng hiểu rồi thì rất logic.

Bước 1 – Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ

Bộ hồ sơ cơ bản thường bao gồm:

- Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

- Phiếu đóng gói (Packing List)

- Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill)

- Tờ khai hải quan điện tử

- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E) – để hưởng ưu đãi thuế nếu đủ điều kiện

- Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành)

Việc chuẩn bị kỹ trước khi hàng về cửa khẩu giúp tránh tình trạng hàng đến cảng rồi mới chạy loạn lên xin giấy tờ. Đồng thời giảm nguy cơ bị phân luồng vàng/đỏ do hồ sơ không rõ ràng.

Bước 2 – Xác định mã HS Code & tính thuế nhập khẩu

HS Code là “chứng minh thư” của hàng hóa. Sai mã → sai thuế suất, bị truy thu, bị phạt, thậm chí bị coi là khai sai để trốn thuế. Đúng mã → đúng thuế, minh bạch, dễ xử lý khi có kiểm tra sau thông quan.

Hướng dẫn xem thêm:  [Cách tra cứu thuế nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch]

Khi xác định HS Code, cần:

- Dựa vào bản chất thực tế của hàng hóa: chất liệu, cấu tạo, công dụng chính.

- Đối chiếu với Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam.

Trong trường hợp khó xác định mã HS, bạn có thể xin ý kiến cơ quan hải quan, hoặc nhờ bên có kinh nghiệm như Hoa Nam Logistics hỗ trợ.

Từ HS Code, bạn sẽ tra cứu được:

- Thuế suất thuế nhập khẩu.

- Thuế suất VAT.

- Có thuế TTĐB hoặc thuế khác hay không.

Bước 3 – Khai báo tờ khai hải quan điện tử

Hiện nay, khai báo được thực hiện trên Hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.

Thông tin cần khai thường gồm:

- Thông tin doanh nghiệp (mã số thuế, mã ngân hàng, địa chỉ…)

- Tên hàng, mô tả chi tiết, mã HS Code

- Trị giá hàng (CIF), đồng tiền thanh toán

- Nước xuất khẩu – nước xuất xứ

- Thông tin vận đơn, số lượng kiện, trọng lượng…

Ở bước này, nếu dữ liệu không đồng nhất với bộ hồ sơ (invoice, packing list, hợp đồng…), khả năng cao sẽ bị luồng vàng hoặc luồng đỏ, phải giải trình thêm.

Bước 4 – Phân luồng kiểm tra hải quan

Sau khi khai tờ khai, hệ thống sẽ tự động phân luồng:

Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra hàng – thông quan nhanh.

Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy (đối chiếu chứng từ).

Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ + kiểm tra thực tế hàng hóa.

Việc bạn chuẩn bị hồ sơ tốt, khai báo chính xác, dùng mã HS phù hợp, hợp tác với đơn vị logistics uy tín sẽ giúp tăng cơ hội đi luồng xanh/vàng, hạn chế rơi vào luồng đỏ không cần thiết.

Bước 5 – Nộp thuế & nhận quyết định thông quan

Sau khi hệ thống chấp nhận tờ khai:

- Căn cứ vào HS Code và trị giá CIF, hệ thống tính ra thuế nhập khẩu + VAT + thuế khác (nếu có).

- Doanh nghiệp nộp thuế điện tử qua ngân hàng liên kết.

- Khi thuế đã được nộp và không còn vướng mắc gì, hải quan sẽ chấp nhận thông quan, cho phép lô hàng rời cảng/cửa khẩu.

Bước 6 – Kéo hàng về kho & hoàn tất khâu sau thông quan

Sau thông quan hàng được kéo về kho của doanh nghiệp hoặc kho của đơn vị logistics. Bạn hoàn tất các bước: đối chiếu, kiểm đếm, bàn giao, lưu hồ sơ tờ khai để phục vụ khi có kiểm tra sau thông quan.

Kinh nghiệm thực tế: Chuẩn bị hồ sơ & mã HS trước ít nhất 24h khi hàng về cửa khẩu có thể giúp rút ngắn 30–40% thời gian thông quan, tránh cảnh “hàng nằm cảng, hồ sơ nằm bàn”.

III. Bộ hồ sơ, giấy tờ bắt buộc khi nhập hàng chính ngạch

Đây là phần dễ gây “ngợp” cho người mới, nhưng thực ra nếu chuẩn hóa thành checklist nội bộ thì sẽ rất nhẹ nhàng.

Bộ hồ sơ cơ bản thường gồm:

- Hợp đồng mua bán (Sales Contract): ghi rõ đối tượng mua – bán, điều kiện giao hàng (Incoterms), giá, số lượng.

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): thể hiện trị giá lô hàng, điều kiện thanh toán.

- Phiếu đóng gói (Packing List): chi tiết đóng gói, số kiện, trọng lượng, kích thước.

- Vận đơn (Bill of Lading / Airway Bill): chứng từ vận tải do hãng tàu/hàng không cấp.

- Tờ khai hải quan điện tử: do bạn hoặc đơn vị làm dịch vụ khai thuê thực hiện.

- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E) nếu bạn muốn hưởng ưu đãi thuế từ hiệp định thương mại.

- Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện quản lý: mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế, v.v.).

Một số doanh nghiệp còn bổ sung: catalogue, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật để giải thích rõ bản chất hàng hóa khi cần trao đổi với hải quan.

IV. Xu hướng cập nhật quy định hải quan 2026 với hàng Trung Quốc

Các quy định hải quan luôn có xu hướng siết chặt dần với hàng nhập khẩu, đặc biệt là:

- Tăng mức độ số hóa, khai báo điện tử, chữ ký số, hóa đơn điện tử.

- Kiểm soát chặt hàng từ sàn TMĐT (1688, Taobao, Alibaba…) đi số lượng lớn.

- Hạn chế tiểu ngạch trá hình, yêu cầu rõ mã định danh người gửi – người nhận.

- Cập nhật, điều chỉnh HS Code và thuế suất với các nhóm hàng tiêu dùng, điện tử, mỹ phẩm…

Điểm mấu chốt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

- Không thể chạy theo cập nhật pháp lý từng dòng văn bản.

- Cần một đối tác logistics – hải quan luôn cập nhật thay bạn, và tư vấn rõ ràng bằng ngôn ngữ dễ hiểu.

Đó cũng là vai trò mà Hoa Nam Logistics có thể đứng vào để “gánh giùm” phần chính sách.

Hoa Nam Logistics – đối tác hỗ trợ thủ tục hải quan chính ngạch Trung–Việt. Thay vì tự bơi giữa rừng quy định, biểu thuế, hệ thống VNACCS…, nhiều doanh nghiệp đã chọn cách tập trung vào sản phẩm & khách hàng, giao phần hải quan – vận chuyển cho một đơn vị đáng tin.

Hoa Nam Logistics đồng hành với khách hàng ở 3 lớp:

1. Dịch vụ chuyên môn:

- Khai báo & làm thủ tục hải quan chính ngạch trọn gói.

- Hỗ trợ xác định HS Code, tính thuế đúng – đủ – tối ưu.

- Vận chuyển chính ngạch Trung – Việt, lưu kho, giao tận nơi.

- Hỗ trợ giấy tờ xuất xứ (C/O), kiểm tra hồ sơ trước khi thông quan.

2. Minh bạch & cam kết:

Báo giá rõ ràng, chi tiết, hạn chế tối đa phát sinh ngoài thỏa thuận.

Cho phép khách hàng theo dõi tiến trình online từng lô hàng.

Có chính sách xử lý và hỗ trợ khi có phát sinh thay vì phủi trách nhiệm.

3. Đồng hành lâu dài:

Tư vấn miễn phí cho khách mới về: nhóm hàng, thủ tục, hồ sơ.

Cập nhật kịp thời những thay đổi trong quy định hải quan & thuế.

Nếu nhìn từ xa, thủ tục hải quan nhập hàng chính ngạch Trung Quốc trông giống một “mê cung giấy tờ” đầy rủi ro. Nhưng khi bạn tách nhỏ nó thành từng bước – chuẩn bị đúng hồ sơ, khai đúng mã HS, tính đúng thuế, phối hợp với một đơn vị logistics am hiểu tuyến Trung – Việt – thì nó chỉ còn là một quy trình lặp lại, có thể kiểm soát và tối ưu theo thời gian. Điều khác biệt giữa một doanh nghiệp luôn bị động, sợ mỗi đợt siết hải quan, và một doanh nghiệp đi đường dài, là họ dám chơi chính ngạch và nắm luật đủ sâu để không bị luật “đập lại”.

Thay vì coi hải quan là nỗi ám ảnh, hãy xem đó là hàng rào bảo vệ: giúp bạn làm ăn minh bạch, xuất được hóa đơn, hợp tác được với những khách hàng lớn và bảo vệ thành quả kinh doanh của chính mình. Khi bạn hiểu rõ thủ tục từ A–Z, và có một đối tác như Hoa Nam Logistics cùng xử lý phần hồ sơ – thông quan – vận chuyển, thì mỗi lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam không còn là canh bạc may rủi, mà trở thành một mắt xích vững chắc trong hệ thống: hàng về đúng, thuế đúng, giấy tờ đúng, và doanh nghiệp của bạn đủ nền tảng để lớn lên bền vững.