TỜ KHAI HẢI QUAN LÀ GÌ? NHỮNG LƯU Ý DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng bậc nhất, quyết định trực tiếp việc hàng hóa có được thông quan hay không. Chỉ một sai sót nhỏ trong tờ khai cũng có thể khiến doanh nghiệp bị kiểm hoá lô hàng, truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính. Chính vì vậy, việc hiểu đúng bản chất tờ khai hải quan, biết cách kê khai và tra cứu tờ khai là kỹ năng bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu.

Trong bài viết này, Vận chuyển Trung Việt sẽ giúp bạn nắm trọn kiến thức về tờ khai hải quan theo cách dễ hiểu, thực tế và bám sát nghiệp vụ.

1. Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan là văn bản pháp lý do người khai hải quan (doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền) lập và gửi cho cơ quan hải quan để kê khai toàn bộ thông tin liên quan đến lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

Tờ khai hải quan thể hiện:

• Danh tính doanh nghiệp xuất/nhập khẩu
• Thông tin chi tiết về hàng hóa
• Trị giá, số lượng, trọng lượng
• Mã HS, xuất xứ
• Các loại thuế phải nộp
• Các chứng từ kèm theo

Hiểu đơn giản: Tờ khai hải quan là “căn cước pháp lý” của một lô hàng khi đi qua cửa khẩu.

Không có tờ khai → không thể thông quan hợp pháp.

2. Vai trò của tờ khai hải quan trong thủ tục xuất nhập khẩu

2.1. Cơ sở pháp lý để thông quan

Cơ quan hải quan chỉ căn cứ vào tờ khai để quyết định:

• Cho phép thông quan
• Kiểm tra hồ sơ
• Kiểm tra thực tế hàng hóa

Nếu khai sai → hàng bị giữ lại, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Xem thêm: HỒ SƠ THỦ TỤC NHẬP KHẨU CHÍNH NGẠCH HÀNG TRUNG QUỐC

2.2. Căn cứ tính thuế

Tờ khai là cơ sở để tính:

• Thuế nhập khẩu
• Thuế VAT
• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
• Các loại phí khác

Khai sai mã HS hoặc trị giá → bị truy thu thuế và xử phạt.

2.3. Công cụ kiểm soát hàng hóa

Thông qua tờ khai, hải quan kiểm soát:

• Hàng cấm, hàng hạn chế
• Gian lận thương mại
• Trốn thuế
• Khai sai xuất xứ

2.4. Dữ liệu thống kê thương mại quốc gia

Mỗi tờ khai là một dữ liệu phục vụ:

• Thống kê kim ngạch xuất nhập khẩu
• Phân tích thương mại quốc tế
• Hoạch định chính sách kinh tế

2.5. Chứng từ kế toán của doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, tờ khai là:

• Căn cứ hạch toán chi phí
• Đối chiếu công nợ
• Lưu hồ sơ kiểm tra sau thông quan

3. Các loại tờ khai hải quan phổ biến

3.1. Phân theo mục đích

3.2. Phân theo hình thức

• Khai điện tử (VNACCS/VCIS) - phổ biến nhất
• Khai viết (ít sử dụng)
• Khai miệng (hành lý cá nhân)

3.3. Mẫu tờ khai đang áp dụng

• HQ/2015/XK - Xuất khẩu
• HQ/2015/NK - Nhập khẩu

Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC và Thông tư 39/2018/TT-BTC.

4. Các nội dung cơ bản trên tờ khai hải quan

Một tờ khai điện tử bao gồm:

4.1. Thông tin chung

• Số tờ khai
• Ngày đăng ký
• Loại hình

4.2. Thông tin doanh nghiệp

• Tên
• Địa chỉ
• Mã số thuế

4.3. Thông tin hàng hóa

• Tên hàng
• Mã HS
• Số lượng
• Đơn vị tính
• Trọng lượng
• Đơn giá
• Trị giá
• Xuất xứ

4.4. Thông tin vận chuyển

• Phương tiện
• Cảng đi - đến

4.5. Thông tin thuế

• Thuế nhập khẩu
• VAT
• Thuế khác

4.6. Chứng từ kèm theo

• Invoice
• Packing List
• B/L
• C/O
• Giấy phép (nếu có)

5. Hướng dẫn kê khai tờ khai hải quan đúng cách

Một số tiêu thức quan trọng

• Loại hình: chọn đúng mã (A11, A12, B11…)
• Mã HS: tra cứu chính xác
• Mô tả hàng: đúng bản chất, không viết chung chung
• Trị giá: khớp Invoice
• Trọng lượng: khớp Packing List
• Xuất xứ: khớp C/O

Xem thêm: HƯỚNG DẪN TRA MÃ HS CHUẨN KHI NHẬP HÀNG TRUNG QUỐC

Nguyên tắc quan trọng: Tờ khai phải khớp 100% với bộ chứng từ.

Chỉ cần sai 1 chỉ tiêu → có thể bị phân luồng đỏ.

6. Cách tra cứu tờ khai hải quan

Các bước tra cứu

1. Truy cập customs.gov.vn
2. Chọn mục tra cứu tờ khai
3. Nhập:
   • Số tờ khai
   • Mã số thuế
   • CCCD đại diện
4. Nhấn tra cứu

Hệ thống sẽ hiển thị:

• Trạng thái tờ khai
• Thuế đã nộp
• Tình trạng thông quan

7. Những lỗi thường gặp khi khai tờ khai hải quan

• Sai mã HS
• Sai trị giá CIF
• Sai xuất xứ
• Thiếu chứng từ
• Mô tả hàng không đúng bản chất
• Không cập nhật chính sách mới

Hệ quả:

• Bị phạt hành chính
• Bị truy thu thuế
• Bị lưu hồ sơ rủi ro

8. Lưu ý quan trọng khi kê khai tờ khai hải quan

• Luôn đối chiếu với Invoice - Packing List - B/L
• Tra cứu mã HS kỹ lưỡng
• Kiểm tra chính sách mặt hàng
• Lưu hồ sơ tối thiểu 5 năm
• Cập nhật Thông tư, Nghị định mới

9. Vì sao nhiều doanh nghiệp chọn Vận chuyển Trung Việt hỗ trợ tờ khai?

Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực vận chuyển Trung Quốc - Việt Nam chính ngạch, Vận chuyển Trung Việt hỗ trợ doanh nghiệp:

• Khai báo tờ khai chuẩn nghiệp vụ
• Tư vấn mã HS chính xác
• Tối ưu thuế
• Xử lý phân luồng
• Giải trình hồ sơ
• Hỗ trợ hậu kiểm

Giúp doanh nghiệp:

• Thông quan nhanh
• Hạn chế rủi ro pháp lý
• Minh bạch chi phí
• Chủ động dòng tiền

Kết luận

Tờ khai hải quan không chỉ là thủ tục hành chính, mà là “xương sống” của toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu. Hiểu đúng - khai đúng - tra cứu đúng chính là cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh rủi ro pháp lý.

Nếu bạn đang nhập hàng Trung Quốc chính ngạch về Việt Nam và cần một đơn vị đồng hành chuyên nghiệp, Vận chuyển Trung Việt sẵn sàng hỗ trợ bạn từ tờ khai đến thông quan trọn gói, minh bạch và an toàn.

​​​​​​​