Ủy thác xuất nhập khẩu là gì? Quy trình, lợi ích và cách hạn chế rủi ro

Trong thương mại quốc tế, không phải ai cũng đủ điều kiện hoặc kinh nghiệm để tự đứng tên làm thủ tục xuất nhập khẩu: từ chứng từ, khai báo hải quan đến thuế và kiểm tra chuyên ngành. Vì vậy, dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu trở thành lựa chọn “đi đường thẳng” giúp chủ hàng đưa hàng đi/ về Việt Nam hợp pháp - nhanh - an toàn, giảm sai sót và hạn chế rủi ro phát sinh. Bài viết này sẽ giải thích rõ ủy thác XNK là gì, ai nên dùng, quy trình chuẩn và cách tránh các rủi ro thường gặp.

1. Ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Ủy thác xuất nhập khẩu là hình thức dịch vụ trong đó chủ hàng (bên ủy thác) thuê một doanh nghiệp có đủ năng lực pháp lý và chức năng xuất nhập khẩu (bên nhận ủy thác) để thay mặt mình thực hiện một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến xuất khẩu hoặc nhập khẩu với đối tác nước ngoài. 

Trên thực tế, ủy thác thường chia thành 2 nhóm chính:

• Nhập khẩu ủy thác: đơn vị nhận ủy thác có thể thay bạn làm từ A-Z: đàm phán/ ký hợp đồng ngoại thương, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, xử lý kiểm tra chuyên ngành (nếu có), vận chuyển hàng về Việt Nam và bàn giao lại cho bạn.
• Xuất khẩu ủy thác: đơn vị nhận ủy thác thay bạn hoàn thiện chứng từ xuất khẩu, làm thủ tục hải quan, phối hợp vận tải quốc tế để đưa hàng ra thị trường nước ngoài đúng theo thỏa thuận với khách hàng.

Điểm quan trọng nhất: mối quan hệ giữa hai bên được ràng buộc bằng hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu. Hợp đồng này quy định rõ phạm vi công việc, trách nhiệm, chi phí, quyền lợi, cơ chế xử lý phát sinh… để đảm bảo hoạt động ủy thác minh bạch và đúng pháp luật.

Xem thêm: HỒ SƠ THỦ TỤC NHẬP KHẨU CHÍNH NGẠCH HÀNG TRUNG QUỐC

2. Ai nên sử dụng dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu?

Không phải cứ “nhỏ” mới cần ủy thác. Rất nhiều công ty lớn vẫn ủy thác khi gặp hàng mới, tuyến mới hoặc yêu cầu chuyên ngành phức tạp. Dưới đây là các nhóm phù hợp nhất:

2.1. Doanh nghiệp chưa có tư cách pháp lý để tự đứng tên XNK

Nhiều doanh nghiệp/ hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện hoặc chưa thiết lập hệ thống chứng từ - kế toán - thuế liên quan tới XNK. Khi đó, việc tự làm sẽ cực rủi ro: sai khai báo, sai thuế, thiếu chứng từ… Ủy thác trở thành cách hợp pháp và nhanh nhất để “mở đường”.

2.2. Doanh nghiệp có tư cách XNK nhưng thiếu kinh nghiệm ngành hàng

Bạn có thể nhập quen một nhóm hàng, nhưng khi chuyển sang mặt hàng khác (mỹ phẩm, thiết bị y tế, pin, xe điện, thực phẩm, hóa chất…), câu chuyện lập tức đổi cấp độ vì dính kiểm tra chuyên ngành, công bố hợp quy, giấy phép… Lúc này, ủy thác giúp giảm rủi ro cho các lô đầu tiên.

2.3. Cá nhân, hộ kinh doanh cá thể

Cá nhân không có tư cách pháp nhân để ký hợp đồng ngoại thương và làm thủ tục hải quan theo cách doanh nghiệp. Nếu bạn mua bán quốc tế thường xuyên hoặc muốn nhập chính ngạch để kinh doanh bền, ủy thác là “con đường đúng”.

2.4. Doanh nghiệp mới thành lập, muốn đi nhanh - an toàn - ít sai

Thay vì tự xây một bộ phận xuất nhập khẩu ngay lập tức (tốn nhân sự, đào tạo, quy trình), nhiều doanh nghiệp chọn ủy thác để chạy thử các lô đầu tiên, kiểm nghiệm thị trường, rồi mới quyết định tự vận hành hay tiếp tục thuê dịch vụ.

2.5. Doanh nghiệp muốn giảm rủi ro khi chưa tin nhà cung cấp nước ngoài

Khi nhà cung cấp mới, hàng có giá trị lớn hoặc điều khoản giao dịch chưa “chắc tay”, việc có một đơn vị trong nước am hiểu XNK đứng ra xử lý chứng từ, giao nhận và hỗ trợ phát sinh sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn.

3. Quy trình ủy thác xuất nhập khẩu đúng pháp lý

Một quy trình đúng phải bắt đầu từ “đúng hàng - đúng luật - đúng chứng từ”, chứ không phải bắt đầu từ… báo giá.

Bước 1: Kiểm tra tính pháp lý của hàng hóa

Trước khi ký hợp đồng ủy thác, cần xác định hàng hóa:

• Có thuộc danh mục cấm xuất/nhập không?
• Có thuộc diện hạn chế hoặc phải xin giấy phép không?
• Có phải làm kiểm tra chuyên ngành (chất lượng, hợp quy, kiểm dịch, ATTP…) không?

Bước này quyết định lô hàng đi được hay không, và đi theo “đường nào” để tránh kẹt tại cửa khẩu.

Bước 2: Bên ủy thác cung cấp thông tin và thống nhất phương án thực hiện

Chủ hàng cung cấp thông tin cơ bản: tên hàng, số lượng, giá trị, quy cách, ảnh/ catalogue, mục đích sử dụng, thời gian dự kiến… Hai bên thống nhất:

• Điều kiện giao hàng (Incoterms nếu có)
• Tuyến vận chuyển, phương thức vận tải
• Trách nhiệm chuẩn bị chứng từ của từng bên
• Cơ chế xử lý phát sinh

Nếu đơn vị nhận ủy thác có kinh nghiệm, họ thường yêu cầu bạn cung cấp thêm dữ liệu để “bịt rủi ro”: nhãn hàng hóa, model, cấu hình, chất liệu, thành phần…

Bước 3: Hoàn thiện bộ chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan

Đơn vị nhận ủy thác sẽ lập/kiểm bộ chứng từ theo chuẩn xuất nhập khẩu như:

• Hợp đồng ngoại thương (nếu đứng tên giao dịch)
• Invoice, Packing List
• Vận đơn
• C/O (nếu cần hưởng ưu đãi)
• Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành (nếu thuộc diện)

Sau đó họ tiến hành khai báo hải quan, xử lý phân luồng, phối hợp kiểm tra thực tế hàng (nếu có) và hoàn tất thông quan.

Bước 4: Nghĩa vụ thuế và bàn giao hàng

Tùy thỏa thuận, chủ hàng có thể:

• Tự nộp thuế, hoặc
• Ủy quyền cho đơn vị nhận ủy thác nộp thay (minh bạch chứng từ là bắt buộc)

Sau thông quan, hàng được vận chuyển về kho và bàn giao theo điều kiện đã ký, kèm hồ sơ chứng từ để phục vụ kế toán, thuế và hậu kiểm.

Xem thêm: THÚ TỤC HẢI QUAN NHẬP HÀNG CHÍNH NGẠCH TRUNG QUỐC TỪ A-Z

4. Lợi ích thật sự khi ủy thác xuất nhập khẩu

Ủy thác không chỉ là “làm hộ giấy tờ”. Nếu làm đúng, nó đem lại 5 lợi ích rất thực tế:

Tối ưu chi phí vận hành: bạn không cần lập phòng XNK riêng, không cần tuyển - đào tạo - vận hành bộ máy. Chi phí chuyển sang dạng “theo lô”, dễ kiểm soát và dự toán.

Tiết kiệm thời gian: đơn vị chuyên làm sẽ xử lý chứng từ và luồng thủ tục nhanh hơn, giảm nguy cơ bị trả hồ sơ, sửa tờ khai nhiều lần.

Giảm rủi ro pháp lý: sai chứng từ, sai khai báo, thiếu giấy phép… là nguyên nhân top đầu khiến hàng bị giữ. Ủy thác tốt giúp bạn giảm đáng kể “rủi ro ngu” (sai vì không biết).

Quy trình ổn định: đơn vị ủy thác thường có quy trình chuẩn, lưu trữ hồ sơ đầy đủ, giúp doanh nghiệp vận hành đều và dễ mở rộng.

Nâng chất lượng giao hàng: xử lý tốt giúp hàng đi đúng lịch, giảm phát sinh, tăng uy tín với khách, đặc biệt khi bạn đang bán B2B.

5. Rủi ro hay gặp khi ủy thác sai cách và cách hạn chế

Ủy thác sai không chỉ mất tiền, mà có thể “cháy” cả lô hàng. Rủi ro thường tập trung vào 3 điểm:

1) Rủi ro pháp lý vì hàng không đúng quy định

Bên nhận ủy thác là người đứng tên hồ sơ, nên khi hàng vi phạm (hàng cấm, khai sai, gian lận…), họ là người bị gọi tên trước. Vì vậy, đơn vị nhận ủy thác uy tín luôn kiểm tra kỹ hàng và hồ sơ. Ngược lại, đơn vị làm “ẩu” sẽ khiến bạn dính chuỗi rắc rối: giữ hàng - phạt - truy thu - thậm chí điều tra.

Cách hạn chế: kiểm tra pháp lý hàng hóa ngay từ đầu, minh bạch thông tin và không cố “lách”.

2) Rủi ro lộ nguồn hàng và giá mua

Vì đơn vị ủy thác có thể đứng tên giao dịch, họ có thể biết nhà cung cấp và giá. Nếu không có cam kết bảo mật, bạn dễ bị “lộ bài”.

Cách hạn chế: yêu cầu điều khoản bảo mật trong hợp đồng + chọn đơn vị có đạo đức nghề.

3) Rủi ro chi phí phát sinh mập mờ

Nhiều chủ hàng từng dính cảnh báo giá rẻ lúc đầu, sau đó “đẻ thêm” phụ phí.

Cách hạn chế: yêu cầu báo giá theo cấu phần rõ ràng (phí dịch vụ, vận chuyển, thông quan, kiểm tra chuyên ngành nếu có…) và quy định cách xử lý phát sinh.

6. Trách nhiệm và nghĩa vụ trong hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu

Hợp đồng ủy thác “chặt” là thứ cứu bạn khi có sự cố. Về nguyên tắc:

Trách nhiệm của bên nhận ủy thác

• Thực hiện đúng phạm vi được ủy thác: khai báo, chứng từ, thủ tục, thuế (nếu được giao)
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ
• Bàn giao hàng đúng số lượng, tình trạng theo thỏa thuận
• Xuất hóa đơn chứng từ theo quy định (nếu có thỏa thuận và đúng mô hình dịch vụ)

Trách nhiệm của bên ủy thác

• Cung cấp thông tin hàng hóa trung thực, đủ dữ liệu kỹ thuật
• Thanh toán tiền hàng/ phí dịch vụ đúng hạn
• Phối hợp xử lý phát sinh (bổ sung chứng từ, làm giấy phép…)
• Không yêu cầu đơn vị ủy thác làm sai quy định

Mấu chốt: bên ủy thác “định hướng và cung cấp thông tin”, bên nhận ủy thác “tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm triển khai theo luật”.

7. Lưu ý khi chọn đơn vị ủy thác xuất nhập khẩu uy tín

Đừng chọn theo cảm giác. Chọn theo checklist này sẽ an toàn hơn:

• Năng lực pháp lý rõ ràng: giấy phép kinh doanh, ngành nghề phù hợp, quy trình làm việc minh bạch
• Kinh nghiệm theo ngành hàng: cùng là ủy thác, nhưng nhập mỹ phẩm khác nhập máy móc, khác nhập pin/xe điện…
• Cam kết bảo mật: đặc biệt nếu bạn nhập hàng để kinh doanh lâu dài
• Báo giá rõ cấu phần: tránh mập mờ và phí “đẻ”
• CSKH có người chịu trách nhiệm: có đầu mối xử lý khi phát sinh (chứ không phải “ai rảnh thì trả lời”)

Xem thêm: CÁCH CHỌN ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN CHÍNH NGẠCH TRUNG VIỆT UY TÍN

Kết luận

Ủy thác xuất nhập khẩu là giải pháp thông minh cho cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp muốn tham gia thương mại quốc tế theo hướng hợp pháp - nhanh - ít rủi ro, đặc biệt khi chưa có bộ máy XNK hoặc đang làm mặt hàng mới, mặt hàng khó. Nhưng ủy thác chỉ “ngon” khi bạn chọn đúng đối tác và ký hợp đồng đủ chặt. Nếu làm đúng, bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí vận hành và hạn chế tối đa rủi ro hồ sơ - pháp lý - thông quan.